Verificarea fiscală și declarațiile finale la închidere

Pentru majoritatea firmelor, ultima etapă dinaintea radierii nu este despre ONRC, ci despre autoritatea fiscală. Aici se verifică dacă firma și-a făcut datoria față de stat, iar rezultatul stabilește cât de repede poți merge mai departe. O contabilitate lăsată în urmă se vede acum, în cel mai incomod moment.

Textul parcurge verificarea fiscală și declarațiile finale la închiderea firmei: ce se verifică, ce depui, ce scoți din evidențe și ce păstrezi. Informațiile sunt generale; formularele și termenele se modifică, așa că verifică totul cu contabilul tău. Procedura întreagă a lichidării este descrisă în Dizolvarea și lichidarea voluntară: cum se desfășoară.

De ce contează situația fiscală înainte de radiere?

Radierea nu se poate face cu obligații fiscale neclarificate, pentru că statul vrea să știe că nu rămân datorii sau declarații restante. Autoritatea fiscală verifică, de regulă, dacă firma și-a depus declarațiile, și-a plătit taxele și nu are diferențe neexplicate.

Dacă firma are datorii către stat, ele se plătesc, se eșalonează sau se tratează într-o procedură legală. Detalii despre aceste situații sunt în Firma cu datorii: ce variante ai înainte de închidere. Dacă apar neconcordanțe, vei primi cereri de clarificare, iar răspunsul rapid face diferența între câteva zile și câteva săptămâni de așteptare.

Ce verifică autoritatea fiscală?

Verificările urmăresc coerența dintre ceea ce ai declarat și ceea ce s-a plătit. Cel mai des se uită la:

• declarațiile periodice: sunt depuse toate, la termen, fără perioade lipsă;
• obligațiile de plată: impozite, taxe și contribuții achitate integral;
• situațiile financiare anuale: depuse pentru toți anii de activitate;
• starea TVA: dacă firma este înregistrată, are de regularizat sau de recuperat sume;
• relațiile cu salariații: contribuțiile aferente, declarate și plătite;
• tranzacții neobișnuite: retrageri mari, vânzări de bunuri, împărțiri de sume.

Verificarea poate fi simplă sau amănunțită, în funcție de istoricul firmei. O firmă cu activitate redusă și documente curate trece, de obicei, mai ușor.

Ce declarații depui la final?

La final, depui declarațiile pentru ultima perioadă de activitate și cele de încetare sau de regularizare, în funcție de impozitele la care firma era înregistrată. Nu există o listă universală, ci una care depinde de tipul firmei, de TVA, de angajați și de impozitul pe profit sau pe venit.

În general, contabilul verifică următoarele categorii:

1. Declarațiile periodice pentru ultima lună sau ultimul trimestru, inclusiv cele „pe zero”.
2. Declarația privind încetarea sau schimbarea situației fiscale, acolo unde este cerută.
3. Situațiile financiare pentru anul în curs, încheiate la data lichidării sau a încetării activității.
4. Regularizările de TVA, dacă firma este plătitoare, inclusiv eventuale sume de recuperat sau de plătit.
5. Declarațiile privind salariații, pentru ultimele plăți și pentru încetarea contractelor, vezi Angajații și contractele la închiderea firmei: ce faci.

Sfat: cere contabilului un calendar scris, cu fiecare declarație, data-limită și persoana care o depune. Așa nu rămâne nimic „în aer” la finalul procedurii.

Cum scoți firma din evidențele speciale?

Dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA, are casă de marcat sau alte înregistrări speciale, acestea trebuie închise înainte de radiere. Ordinea exactă și formularele se stabilesc împreună cu contabilul.

Exemple tipice de evidențe de închis:

• înregistrarea în scopuri de TVA: se solicită scoaterea din evidență și se regularizează sumele;
• aparatele de marcat electronice fiscale: se scot din uz conform procedurii, iar documentele se păstrează;
• conturile bancare: se închid abia după ce toate plățile au fost făcute;
• platformele și serviciile online prin care firma a încasat sau a plătit: conturile se închid și se descarcă istoricul;
• autorizațiile și avizele: se renunță la ele sau se anulează, vezi Autorizații și avize de funcționare: ce poate fi necesar.

Ce este certificatul de atestare fiscală?

Certificatul de atestare fiscală este un document eliberat de autoritatea fiscală, care arată dacă firma are sau nu obligații de plată la o anumită dată. În practică, este folosit ca dovadă a situației fiscale în diverse proceduri, inclusiv în cele legate de radiere sau de vânzarea firmei.

Termenul de valabilitate este limitat, așa că nu îl soliciți cu mult înainte de depunere. Dacă documentul arată datorii, nu te poți baza pe un rezultat curat; trebuie să le rezolvi. Pentru a verifica dacă îndeplinești condițiile de radiere, vezi Radierea firmei: când e posibilă și ce documente îți trebuie.

Cum se leagă acestea de bilanțul și de plata asociaților?

Declarațiile finale și bilanțul de lichidare trebuie să spună aceeași poveste. Dacă sumele din bilanț nu se potrivesc cu cele declarate, apar întrebări. Distribuirea către asociați are propriile reguli fiscale, iar ea se calculează și se declară în mod corect; ghidul Bilanțul de lichidare și împărțirea patrimoniului firmei explică lanțul de operațiuni.

În cazul unui SRL cu asociat unic, etapele de la decizie până la radiere sunt rezumate în Închiderea unui SRL cu asociat unic: pașii și deciziile. Dacă forma firmei este PFA, verificările se fac după alte reguli, descrise în Încetarea activității unui PFA: pașii la ONRC și ANAF.

Pentru claritate, împărțirea sarcinilor arată de obicei așa:

Ce păstrezi după închidere?

Chiar și după radiere, documentele contabile și fiscale se păstrează o perioadă stabilită de lege, iar cineva trebuie să le dețină. Persoana care le păstrează se consemnează în actele de lichidare. Ce rămâne în urmă, inclusiv arhiva și răspunderile reziduale, este explicat în După radierea firmei: arhiva, conturile și răspunderile rămase. Pentru organizare practică a documentelor, consultă Arhivarea documentelor firmei: ce păstrezi și cum organizezi.

Nu arunca nimic doar pentru că firma nu mai există. Dacă autoritățile solicită clarificări peste ani, absența documentelor se întoarce împotriva ta.