Onboarding-ul este procesul prin care un angajat nou este primit în firmă și ajutat să înțeleagă ce are de făcut, cu cine lucrează și ce reguli se aplică. Într-o firmă mică, el nu arată ca într-o corporație, dar nu este mai puțin important: primele zile hotărăsc adesea cât de repede devine omul util și cât de mulțumit rămâne. Pentru angajator, ele includ și un set de obligații administrative care trebuie bifate la timp.
Dacă ai angajat prima dată, vei descoperi că lista de lucruri de pregătit depășește contractul. Poți evita situațiile neplăcute dacă o organizezi pe zile, nu pe categorii. Pentru pașii legali de la angajarea primului salariat, citește și Primul angajat: ghid complet al pașilor pentru angajator.
Înainte de prima zi
Pregătirea reală începe cu câteva zile înainte. Merită să stabilești:
- ce documente trebuie semnate și în ce ordine;
- cine îl întâmpină și îi explică programul;
- unde lucrează, ce echipamente primește și ce conturi trebuie create;
- ce sarcini simple poate prelua în primele zile.
Contractul individual de muncă are forme și clauze stabilite de lege și se încheie înainte de începerea activității. Despre ce conține, vezi Contractul individual de muncă: ce clauze trebuie să conțină. Dacă ai o fișă a postului, dă-o din prima zi, ca angajatul să știe la ce să se aștepte, iar un model de redactare găsești în Fișa postului: cum o redactezi și ce trebuie să cuprindă.
Prima zi, pas cu pas
Prima zi trebuie să fie liniștită și structurată. Un angajat copleșit de informații reține puțin. Un program tipic ar putea fi:
- Primirea, prezentarea echipei și a spațiului de lucru.
- Semnarea documentelor rămase și predarea actelor necesare dosarului.
- Explicarea programului, a regulilor de bază și a regulamentului intern.
- Predarea echipamentelor și accesul la conturi.
- O primă sarcină simplă, cu un reper clar de predare.
Pentru regulile interne, merită să ai un document scris, nu doar explicații verbale. Dacă firma are peste un anumit număr de angajați sau alte condiții, regulamentul poate fi obligatoriu, iar cum se face este explicat în Regulamentul intern: când e obligatoriu și ce conține.
Obligațiile administrative din primele zile
Pe lângă partea umană, există lucruri care nu pot fi amânate. Prezentăm lista generală, nu exhaustivă, pentru că regulile se actualizează.
| Aspect | Ce faci |
|---|---|
| Contractul de muncă | Se încheie în scris și se înregistrează în registrul de evidență, în termenele legale |
| Dosarul de personal | Strângi actele necesare, conform listei firmei |
| Controlul medical | Programezi examenul la medicina muncii, înainte de începerea activității în funcții care o cer |
| Instruirea SSM | Se face la angajare și se consemnează |
| Informarea | Angajatul primește informații despre condițiile de muncă și drepturi |
Detaliile fiecărui punct apar în Registrul de evidență a salariaților: ce este și cum îl ții, Medicina muncii: fișa de aptitudine și obligațiile firmei și SSM și situații de urgență: ce obligații are angajatorul. Verifică termenele actuale cu un specialist în resurse umane sau cu contabilul.
Instruirea practică
Un angajat nou are nevoie de repere concrete: cum se cere ajutor, cine aprobă anumite decizii, unde se găsesc documentele sau unealta pe care o folosește zilnic. În firme mici, lipsa unei persoane de contact clare este cea mai frecventă sursă de frustrare. Numește un coleg sau un coordonator care răspunde la întrebări în primele două-trei săptămâni.
Sarcini progresive
Nu încărca omul cu tot ce trebuie să știe în prima zi. Ordonează sarcinile de la simplu la complex: în prima zi observă și învață, în a doua începe sarcini ușoare, spre sfârșitul săptămânii primește ceva de livrat singur. Feedbackul scurt, zilnic, ajută mai mult decât o evaluare lungă la final.
Ce nu uita la sfârșitul săptămânii
La final de săptămână, o discuție de zece-cincisprezece minute poate lămuri multe. Întreabă ce a fost neclar, ce îi lipsește și cum se simte. Notează observațiile, pentru că te ajută să îmbunătățești procesul pentru următorii angajați. Verifică și dacă:
- toate documentele sunt semnate și arhivate;
- instruirile obligatorii sunt consemnate;
- accesul la sisteme este complet, dar limitat la ce trebuie;
- perioada de probă este explicată, dacă există, cu regulile ei, ca în Perioada de probă la angajare: durată, reguli și limite.
Greșeli frecvente
Prima greșeală este lipsa unui plan: omul vine, nu știe unde să stea, nimeni nu are timp. A doua este amânarea documentelor, de genul „le semnăm săptămâna viitoare”, ceea ce poate crea probleme când vine un control. A treia este suprasolicitarea: aștepți rezultate de la un angajat care încă nu cunoaște firma. În sfârșit, mulți angajatori uită să comunice așteptările despre program, comunicare și responsabilități, apoi se miră de neînțelegeri.
Controalele pot veni oricând, iar lipsa unor documente din prima săptămână se vede mai târziu. Modul în care se desfășoară verificările este explicat în Controlul ITM la angajator: ce documente verifică inspectorii.
Ce merită reținut despre prima săptămână de muncă
- Pregătește partea administrativă și cea practică înainte de prima zi.
- Contractul, evidența, controlul medical și instruirea SSM nu se amână.
- Numește o persoană de contact și dă sarcini progresive.
- O discuție scurtă la finalul săptămânii îți arată ce poți îmbunătăți.
- Termenele și condițiile exacte se verifică în legislație sau cu un specialist.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu un onboarding formal?
Nu există un proces unic impus pentru toate firmele, dar anumite etape, cum sunt instruirea de securitate și evidența contractului, sunt obligatorii. Restul îți organizezi după mărimea firmei.
Ce documente trebuie să primesc de la angajat?
De obicei acte de identitate, de studii și, după funcție, alte documente cerute. Lista se stabilește în funcție de postul respectiv și de regulile firmei, iar contabilul sau juristul te poate ajuta.
Când se face controlul medical?
În general înainte de începerea activității, pentru posturile care îl cer, conform legislației muncii. Programează-l din timp cu un medic al muncii și păstrează fișa de aptitudine.
Pot începe munca înainte de semnarea contractului?
Nu este indicat și poate atrage sancțiuni. Contractul se încheie înainte de începerea activității, iar înregistrarea lui urmează termenele prevăzute. Verifică regulile actuale.
Cine ar trebui să facă instruirea SSM?
Instruirea se face de persoana desemnată sau de un serviciu extern autorizat, în funcție de situația firmei. Ea se consemnează în scris, iar angajatul semnează.
