Când te hotărăști să închizi firma, gândul se duce întâi la documentele de la ONRC. Realitatea este că partea care aduce cele mai multe probleme ulterioare nu este formularul de radiere, ci lanțul de relații pe care firma l-a creat: angajați, proprietar, bancă, furnizori, clienți, companii de leasing. Dacă ele rămân deschise, pretențiile apar chiar și după ce firma a dispărut din registre.
Ghidul explică ce faci, în ordine, cu angajații și contractele la închiderea firmei. Informațiile sunt generale, iar legislația muncii și clauzele fiecărui contract pot schimba lucrurile, așa că cere confirmarea unui jurist. Panorama variantelor de încheiere este în Închiderea firmei: ghid complet al variantelor legale.
Ce se întâmplă cu angajații când firma se închide?
Angajații nu pierd drepturile doar pentru că firma se închide, iar contractele lor trebuie încheiate legal, cu respectarea regulilor din Codul muncii. Dizolvarea firmei nu înseamnă să le spui oamenilor să nu mai vină; fiecare contract individual de muncă se încheie printr-un temei legal și cu documente corecte.
În funcție de situație, încetarea poate avea mai multe forme, de exemplu concediere pentru motive care nu țin de persoana salariatului sau acordul părților. Procedurile diferă, iar dacă sunt mai mulți angajați, pot apărea reguli suplimentare, cum ar fi notificările și termenele de preaviz. Pentru contextul general al relației cu angajații, vezi Primul angajat: ghid complet al pașilor pentru angajator.
Ce trebuie plătit angajaților
Înainte de radiere, firma achită toate drepturile bănești datorate. De obicei, acestea includ:
- salariul pentru perioada lucrată, inclusiv ultima lună;
- compensarea concediului de odihnă neefectuat;
- eventuale indemnizații prevăzute de contractul colectiv sau de cel individual;
- contribuțiile și impozitele aferente, declarate și plătite la termen.
Dacă firma nu are bani, drepturile salariale sunt unele dintre creanțele cu prioritate la plată, dar asta nu înseamnă că nu există alte probleme. Orice întârziere atrage sancțiuni și pretenții.
Evidențele salariaților
Încetarea contractelor se înregistrează în registrul electronic al salariaților, în termenul prevăzut de lege. Apoi se eliberează documentele cerute, iar dosarele de personal se păstrează. Ce conțin și cât se păstrează vezi în Dosarul de personal: ce documente păstrezi pentru angajați. Documentele salariale au perioade de păstrare lungi, iar după radiere cineva trebuie să le dețină.
Atenție: angajații pot cere ulterior adeverințe pentru pensie sau credite. Dacă documentele nu sunt păstrate, vei fi contactat chiar și după ani. Stabilește din timp cine le păstrează după radiere.
Cum închizi contractul de chirie sau comodat?
Contractul pentru sediul sau spațiul de lucru se încheie conform clauzelor, de obicei prin preaviz sau prin acordul părților. Citește exact ce prevede contractul despre durată, preaviz și penalități. Dacă ai plătit o garanție, stabilește cum și când se restituie.
La predarea spațiului, încheie un proces-verbal cu starea imobilului și cu citirile contoarelor. Dacă firma ținea sediul social acolo, schimbi sediul sau treci firma în lichidare cu un sediu valabil în perioada procedurii. Variantele sunt prezentate în Punctul de lucru și sediul secundar: când îți trebuie și în Mențiuni la ONRC: cum modifici sediul, CAEN sau asociații.
Ce faci cu leasingul, creditele și garanțiile?
Contractele de leasing și de credit nu dispar odată cu închiderea activității, deci trebuie tratate înainte. Ai trei opțiuni obișnuite:
- Achiti anticipat suma datorată și închizi contractul.
- Preiei bunul personal, dacă finanțatorul acceptă transferul și condițiile sunt clare.
- Restitui bunul finanțatorului și reglezi diferențele de plată.
În toate cazurile, cere o confirmare scrisă a soldului zero sau a condițiilor de închidere. Dacă ai dat garanții personale, ele nu dispar automat, deci le verifici separat.
Cum încheii contractele cu clienții și furnizorii?
Contractele comerciale se încheie respectând clauzele privind durata, rezilierea și notificarea. Fiecare partener trebuie anunțat în scris, într-un termen rezonabil, cu informații despre ce se întâmplă cu comenzile în curs și cu eventualele garanții de produs sau de execuție.
Întrebările de care ai nevoie la fiecare contract sunt simple:
- are termen fix sau se prelungește automat;
- ce preaviz prevede și în ce formă se notifică;
- există penalități pentru încetare anticipată;
- ce obligații rămân după încetare: garanție, confidențialitate, restituire de bunuri;
- cine preia comenzile sau serviciile deja plătite de clienți.
Clauzele frecvente și efectele lor sunt explicate în Contractele comerciale: tipuri și clauze esențiale. Pentru sumele pe care le au de încasat de la clienți restanți, vezi Clienții care nu plătesc: pașii legali pentru recuperare.
Ce abonamente și autorizații se închid?
Pe lângă contractele mari, firma are zeci de legături mici care continuă să genereze costuri. O verificare sistematică te scutește de surprize:
- abonamente la telefonie, internet, utilități;
- domenii web, găzduire, programe cu licență;
- asigurări pentru bunuri sau vehicule;
- autorizații și avize, care se renunță sau se anulează, ca în Autorizații și avize de funcționare: ce poate fi necesar;
- conturi la bănci, procesatori de plăți, platforme de vânzări;
- înregistrări în sisteme fiscale, de exemplu pentru TVA sau casa de marcat.
Un tabel simplu, ținut de lichidator sau de administrator, ajută: contract, partener, dată de încetare, dovada anunțării, suma finală.
În ce ordine acționezi?
Ordinea contează, pentru că unele pași depind de altele. O succesiune sănătoasă arată astfel:
| Etapă | Ce faci |
|---|---|
| 1 | Inventariezi contractele și angajații |
| 2 | Calculezi drepturile și datoriile aferente |
| 3 | Notifici partenerii și angajații, conform contractelor și legii |
| 4 | Închizi contractele, plătești sumele finale |
| 5 | Predai bunurile și spațiile, cu procese-verbale |
| 6 | Arhivezi documentele și închizi conturile |
Ce rămâne în urma radierii, inclusiv arhiva, este descris în După radierea firmei: arhiva, conturile și răspunderile rămase.
Întrebări frecvente
Pot concedia toți angajații în ziua dizolvării?
Nu automat. Încetarea contractelor se face pe un temei legal, cu respectarea procedurii și a termenelor, iar angajații au drepturi pe care firma trebuie să le achite.
Ce se întâmplă cu angajații dacă firma este vândută, nu închisă?
În cazul transferului firmei, contractele de muncă pot continua cu noul proprietar, în condițiile legii. Detaliile depind de felul tranzacției, iar un jurist poate confirma situația concretă.
Cine păstrează dosarele de personal după radiere?
Persoana desemnată în actele de lichidare, de obicei lichidatorul sau o terță parte care oferă servicii de arhivare. Decizia se consemnează în scris.
Pot rezilia chiria înainte de lichidare?
Da, dacă respecți clauzele de preaviz și plătești penalitățile prevăzute. Dacă firma are nevoie de sediu în lichidare, mută sediul social înainte de predarea spațiului.
Ce fac cu bunurile cumpărate în leasing?
Alegi între achitare anticipată, preluare personală sau restituire, în funcție de contract. Confirmarea închiderii obligațiilor se cere în scris.
