O firmă păstrează documentele care dovedesc ce a făcut și ce datorează: acte contabile, acte societare, contracte, documente de personal, autorizații și corespondență importantă. Fiecare categorie are propriul termen de păstrare, stabilit de lege, iar cine pierde un document la un control nu poate dovedi, de regulă, că a respectat obligațiile.
Ghidul explică ce păstrezi, cum organizezi arhiva fizică și electronică, ce faci cu termenele și cum procedezi dacă un document se pierde. Informațiile sunt generale: termenele exacte și regulile de arhivare se verifică în legislația în vigoare și cu contabilul sau cu un specialist în arhivare.
De ce contează arhiva firmei
Arhiva este dovada pe care o prezinți când cineva îți cere explicații: ANAF, ITM, un partener, o bancă, o instanță sau un cumpărător al firmei. Un document nepăstrat sau negăsit poate însemna o cheltuială nerecunoscută, o amendă sau un litigiu pierdut.
Cine răspunde de arhivă
Dacă firma lucrează cu mai multe persoane, desemnează un responsabil de arhivă, chiar și neoficial, care știe unde se află fiecare dosar și care semnalează lipsurile. La firmele foarte mici, acest responsabil este administratorul, dar tot e util să existe o a doua persoană care cunoaște sistemul, pentru situațiile în care el lipsește.
Răspunderea pentru păstrarea documentelor aparține firmei, prin administrator. Contabilul poate păstra o parte din documente conform contractului, dar răspunderea nu se mută automat. Verifică în contractul cu el cine ține originalele și cine ține copiile, cum se face predarea la schimbarea colaborării și cum primești documentele înapoi; detalii în Cum alegi contabilul firmei: întrebări, contract și colaborare.
Ce se întâmplă cu documentele după încetarea firmei
Chiar după radiere, anumite documente trebuie păstrate o perioadă. Cine le păstrează și unde afli în ghidul După radierea firmei: arhiva, conturile și răspunderile rămase. Este bine să te gândești la asta din timp, nu în ultima clipă.
Categoriile de documente
Documentele unei firme se pot grupa în câteva categorii mari, fiecare cu propriile reguli. Împărțirea te ajută să organizezi arhiva și să știi cui să ceri ajutor.
| Categorie | Exemple | Cine le gestionează de obicei |
|---|---|---|
| Contabile | Facturi, extrase, registre, balanțe, state de plată | Contabil, administrator |
| Societare | Acte constitutive, decizii, hotărâri AGA, certificate | Administrator, asociați |
| Contractuale | Contracte cu clienți și furnizori, anexe, corespondență | Administrator |
| De personal | Contracte de muncă, dosare, fișe medicale, evidențe | Administrator, contabil, resurse umane |
| De autorizare | Autorizații, avize, certificate, licențe | Administrator |
| Juridice și litigii | Notificări, somații, hotărâri judecătorești | Administrator, avocat |
Ce intră în fiecare categorie
Documentele contabile sunt cele care stau la baza înregistrărilor: facturi, bonuri, chitanțe, extrase bancare, registre, situații financiare. Documentele societare sunt actul constitutiv, deciziile asociaților, hotărârile AGA și certificatele ONRC; vezi Decizia asociatului unic și hotărârea AGA: când și cum. Documentele de personal includ dosarele angajaților, pe care le descrie Dosarul de personal: ce documente păstrezi pentru angajați.
Termenele de păstrare
Legea stabilește termene de păstrare diferite pentru tipuri diferite de documente, iar unele se păstrează mult mai mult decât altele. Nu există o singură cifră valabilă pentru toate, deci nu te baza pe ce ai auzit.
Principii generale
Gândește termenele ca pe o scară: unele documente se păstrează câțiva ani, altele zeci de ani, iar altele permanent. Tocmai de aceea nu merită să le amesteci în același dosar, pentru că altfel nu mai poți distruge în siguranță ce a expirat.
- Documentele contabile se păstrează, în general, o perioadă stabilită de legea contabilității, iar unele (registre, situații financiare) mai mult decât documentele justificative.
- Documentele societare importante, precum actul constitutiv și hotărârile asociaților, se păstrează pe toată durata existenței firmei și, de regulă, și după aceea.
- Documentele de personal au termene speciale, iar unele cer păstrare foarte îndelungată, pentru că pot fi necesare la stabilirea drepturilor de pensie.
- Contractele se păstrează cel puțin cât durează relația și cât timp pot fi invocate drepturi, adică atâta timp cât se poate ajunge la un litigiu.
Atenție: Termenele exacte pentru fiecare tip de document se verifică în legislația în vigoare (contabilitate, arhive, muncă) sau cu contabilul. Nu distruge documente doar pentru că „au trecut destui ani” fără o verificare.
Un tabel de evidență a termenelor
Modelul de mai jos arată cum poți ține evidența; termenele reale le completezi după verificarea legislației și discuția cu contabilul.
| Categorie | Perioadă de păstrare | Verificat de | Data verificării |
|---|---|---|---|
| Documente justificative contabile | De completat | Contabil | De completat |
| Registre și situații financiare | De completat | Contabil | De completat |
| Documente societare | De completat | Administrator | De completat |
| Documente de personal | De completat | Contabil, resurse umane | De completat |
Sfat: Cere contabilului să-ți dea lista termenelor în scris, aplicată firmei tale, și să o actualizeze când se modifică legislația. O pagină bine făcută îți ține loc de cursuri de arhivistică.
Cum notezi termenele
Fă un tabel simplu, cu categoria documentului, termenul de păstrare, data primului an din care curge și data la care poate fi distrus. Include coloana „verificat de” și data verificării. Astfel arhiva se actualizează controlat, nu la întâmplare.
Cum organizezi arhiva fizică
O arhivă fizică bună este una în care oricine poate găsi un document în câteva minute. Nu ai nevoie de mobilier scump, ci de o logică simplă și respectată constant.
Un sistem practic
- Împarte pe ani: fiecare an are propriul set de dosare.
- Împarte pe teme: în fiecare an, dosare separate pentru contabilitate, societar, contracte, personal, autorizații.
- Etichetează clar: pe cotor, anul, tema, intervalul de numere sau de luni.
- Ține un indice: un tabel care spune ce dosar conține ce și unde se află.
- Folosește un loc sigur: ferit de umezeală, apă, foc și acces neautorizat.
- Notează mișcările: când un dosar este scos pentru control sau predat contabilului, treci data și destinatarul.
Originalele și copiile
Păstrează originalele acolo unde legea sau contractul o cere (de exemplu actul constitutiv, deciziile cu semnături olografe) și lucrează cu copii. Dacă predai originale cuiva (contabil, bancă, avocat), cere dovadă scrisă de predare și termenul de returnare.
Arhiva electronică
Arhiva electronică este copia sau, în unele cazuri, originalul digital al documentelor, ținut într-un sistem care îl face ușor de găsit și de protejat. Ea nu înlocuiește automat arhiva fizică: pentru unele documente legea cere originalul pe hârtie sau cere semnătură electronică recunoscută.
Regulile de bază
- Scanare de calitate: document întreg, lizibil, în format stabil (de exemplu PDF).
- Denumire logică: an, tip document, partener, număr (de exemplu „2026-factura-furnizor-numar”).
- Structură de foldere similară cu cea fizică.
- Copie în două locuri: de exemplu un spațiu cloud de încredere și un disc extern sau un al doilea serviciu.
- Control al accesului: parole puternice, drepturi limitate, autentificare în doi pași.
- Protecția datelor: datele personale ale angajaților și ale clienților au reguli speciale de protejare.
Semnătura electronică și valoarea documentului
Documentele semnate electronic cu semnătură calificată au, în general, aceeași valoare juridică cu cele semnate olograf. Despre ce înseamnă și cum o obții, vezi Semnătura electronică calificată: de ce îți trebuie la firmă. Păstrează documentul semnat împreună cu informațiile despre semnătură, nu doar o imagine a lui.
Protecția datelor personale în arhivă
Arhiva firmei conține date personale ale angajaților, ale clienților persoane fizice și ale colaboratorilor. Regulile privind protecția datelor se aplică și arhivelor: accesul trebuie limitat, păstrarea să nu depășească termenele necesare, iar ștergerea să fie sigură.
Reguli practice
- Dă acces doar celor care au nevoie să vadă datele.
- Nu păstra documente cu date personale pe telefoane sau în servicii neprotejate.
- Distruge documentele expirate prin metode sigure (mărunțire, ștergere definitivă).
- Dacă primești o solicitare privind datele cuiva, discută cu un specialist sau consultă ANSPDCP, autoritatea de supraveghere din România.
Ce faci dacă pierzi un document
Pierderea unui document nu este sfârșitul lumii, dar trebuie tratată rapid și documentat. Primul pas este să cauți copii la cei care au avut acces (contabil, bancă, partener, instituții).
Pași de urmat
- Caută copii și duplicate la contabil, bancă, partener sau la instituția emitentă.
- Cere duplicate ale documentelor oficiale (certificate, autorizații).
- Pentru documente fiscale sau contabile, cere indicații contabilului și, după caz, ANAF.
- Notează în scris ce s-a întâmplat și ce ai făcut.
- Pentru documente importante pierdute sau furate, discută cu un avocat și, după caz, anunță autoritățile.
Cum predai arhiva când schimbi colaboratorul sau administratorul
Schimbarea contabilului sau a administratorului este momentul în care arhiva este cel mai expusă riscurilor. Predarea trebuie făcută pe bază de proces-verbal, cu lista documentelor, data și semnăturile ambelor părți.
Ce conține procesul-verbal
- lista documentelor predate (pe categorii și intervale);
- starea lor (originale, copii, electronice);
- locul de păstrare actual și noul loc;
- persoanele care predau și primesc;
- data și semnăturile.
Pentru contextul mai larg al administrării, uită-te la Administrarea unei firme mici: ghid complet al obligațiilor, iar pentru modificările datelor firmei, la Mențiuni la ONRC: cum modifici sediul, CAEN sau asociații.
Ce merită reținut
O arhivă bună nu este mare, ci ordonată și verificabilă. Cu categorii clare, termene notate, copii electronice protejate și un indice, poți găsi orice document în câteva minute și poți dovedi oricând ce a făcut firma.
- Împarte documentele pe ani și pe teme și etichetează clar.
- Verifică termenele de păstrare în legislație și cu contabilul.
- Ține copie electronică în două locuri, cu acces limitat.
- Protejează datele personale din arhivă.
- Predă arhiva pe bază de proces-verbal la orice schimbare.
- Pentru documente importante pierdute, cere ajutor specializat.
Întrebări frecvente
Pot păstra doar variante scanate ale facturilor?
Depinde de tipul documentului și de modul în care a fost emis. Documentele emise electronic și semnate electronic pot fi păstrate în format electronic, iar pentru altele legea poate cere originalul pe hârtie. Confirmă cu contabilul.
Cât timp păstrez facturile și extrasele de cont?
Termenele sunt stabilite de legislația contabilă și diferă pe tipuri de documente. Contabilul îți poate spune termenul aplicabil firmei tale.
Pot arunca documentele după expirarea termenului?
În general, după expirarea termenului de păstrare documentele pot fi distruse, dar prin proceduri corecte și doar după verificare. Dacă documentele privesc un litigiu, un control sau un termen de prescripție în curs, nu le distruge.
Cine păstrează documentele dacă firma este radiată?
Legea stabilește cine răspunde de păstrarea arhivei după încetare, de obicei lichidatorul sau persoana desemnată. Detaliile sunt în ghidul despre obligațiile după radiere.
E nevoie de un spațiu special pentru arhivă?
Nu neapărat, dar spațiul trebuie să fie sigur, uscat și accesibil doar celor autorizați. Pentru volume mari poți apela la servicii specializate de arhivare.
