Situațiile financiare anuale sunt documentele prin care firma arată, la sfârșitul exercițiului, ce are, ce datorează și ce rezultat a obținut în cursul anului. Cei mai mulți antreprenori le cunosc doar ca „bilanțul”, pe care îl cere banca sau un partener, dar de fapt este vorba despre un set întreg de documente, cu reguli proprii de întocmire, aprobare și depunere. Articolul explică, în termeni generali, ce conțin ele, cine face fiecare pas și cum le folosești în practică.
Ce sunt situațiile financiare anuale
Situațiile financiare anuale sunt un set de documente contabile care prezintă poziția financiară și performanța firmei pe un an întreg. Nu sunt un simplu raport de venituri și cheltuieli, ci o imagine structurată: ce active deține firma, ce datorii are, ce a câștigat și ce a pierdut. Pentru o firmă mică, setul este de regulă mai simplu decât pentru o companie mare, iar contabilul stabilește forma aplicabilă.
Termenul de „exercițiu financiar” se referă la perioada de douăsprezece luni pentru care se întocmesc ele, de obicei anul calendaristic. Persoanele fizice autorizate care țin evidență în partidă simplă nu întocmesc un bilanț în sensul acesta; regulile diferă după forma de organizare, iar diferențele dintre forme se văd în PFA, II sau SRL: ghid complet pentru alegerea formei juridice.
Din ce se compune setul
Setul include de obicei bilanțul, contul de profit și pierdere și datele informative, iar pentru unele firme și notele explicative. Fiecare document răspunde la o întrebare simplă. Bilanțul arată ce are și ce datorează firma la o anumită dată. Contul de profit și pierdere arată cum s-a ajuns la rezultatul anului: venituri, cheltuieli, profit sau pierdere. Notele explică alegerile contabile și detaliază cifrele mai importante.
Cine le întocmește și cine le aprobă
Contabilul întocmește situațiile financiare pe baza evidenței pe tot anul, iar asociații sau adunarea lor le aprobă printr-un act formal. Rolurile sunt separate și e bine să rămână așa: contabilul răspunde de corectitudinea tehnică a cifrelor, iar firma, prin administrator și asociați, răspunde de aprobare și de depunere în termen.
Aprobarea se consemnează într-un document. Dacă ai un singur asociat, el semnează o decizie; dacă ai mai mulți, se ia o hotărâre a adunării. Forma, conținutul minimal și exemplele de ordine de zi se găsesc în Decizia asociatului unic și hotărârea AGA: când și cum. Același act stabilește de obicei și ce se întâmplă cu profitul: se păstrează în firmă, se repartizează la rezerve sau se distribuie ca dividende.
Atenție: dividendele nu se pot distribui înainte ca situațiile financiare să fie aprobate. Discută cu contabilul înainte să retragi bani din firmă ca profit.
Rolul administratorului
Administratorul răspunde ca situațiile să fie întocmite și depuse la timp. Dacă el nu este și asociat, îi cere contabilului calendarul de lucru și îl transmite asociaților din timp. Despre diferențele dintre cele două roluri citești în Asociați și administrator: roluri, drepturi și răspunderi.
Pașii practici de la sfârșitul anului la depunere
Procesul are mai multe etape și se desfășoară pe câteva săptămâni, nu într-o singură zi. O secvență tipică arată așa:
- Se închide evidența anului: toate facturile, extrasele și documentele sunt predate contabilului.
- Se fac verificările de sfârșit de an: inventarierea, confirmările de sold, reconcilierea conturilor.
- Contabilul calculează rezultatul și întocmește documentele.
- Administratorul le citește, cere explicații și le semnează.
- Asociații le aprobă printr-o decizie sau o hotărâre.
- Se depun la autoritatea competentă, în termenul și în forma cerute.
Pasul 2 are o importanță aparte, pentru că aici apar diferențele dintre ce spune evidența și ce există în realitate. O descriere a procedurii găsești în Inventarierea patrimoniului firmei: când și cum se face.
La ce îți folosesc situațiile financiare
Situațiile financiare te ajută în mai multe situații practice, pe lângă obligația de depunere. Banca le cere când ceri un credit sau un descoperit de cont. Partenerii mari le verifică înainte de a-ți acorda termene de plată. Participarea la licitații sau la proiecte cu finanțare le include ca dovadă a stabilității. Iar tu, ca antreprenor, le poți folosi ca să vezi dacă firma câștigă într-adevăr sau doar are bani în cont.
În mod normal, datele depuse sunt publice, în sensul că pot fi consultate de terți pe baza codului de identificare al firmei. Din acest motiv, orice greșeală rămâne vizibilă mult timp, iar o corectare ulterioară trebuie făcută prin proceduri speciale.
Ce arată cifrele despre firmă
Câteva repere simple se citesc fără pregătire contabilă. Dacă datoriile cresc mai repede decât activele, firma se îndatorează. Dacă încasările rămân în urmă față de vânzări, apare o problemă cu clienții, tratată în Clienții care nu plătesc: pașii legali pentru recuperare. Dacă profitul este constant, dar banii din cont se reduc, merită întrebat contabilul unde se duc, adică în stocuri, în investiții sau în creanțe.
Greșeli frecvente
Cele mai multe probleme apar din întârzieri și din documente lipsă, nu din calcule. Se repetă adesea aceleași situații:
- documentele de la sfârșitul anului ajung la contabil în ianuarie sau februarie, nu în decembrie;
- asociații nu semnează la timp decizia de aprobare;
- nu se actualizează datele firmei după o schimbare de sediu sau de activitate, iar în documente apar date vechi; vezi Mențiuni la ONRC: cum modifici sediul, CAEN sau asociații;
- firma consideră că „dacă nu are activitate, nu are nimic de depus”, ceea ce nu este adevărat în toate cazurile.
Păstrează toate documentele în ordine și arhivează-le după regulile din Arhivarea documentelor firmei: ce păstrezi și cum organizezi.
Întrebări frecvente
Sunt obligat să depun situații financiare dacă firma nu a avut activitate?
De regulă da, o firmă înregistrată are obligații de raportare chiar dacă nu a avut activitate, cu excepțiile prevăzute de lege. Întreabă contabilul ce se aplică în cazul tău.
Cine semnează situațiile financiare?
Le semnează administratorul și persoana care răspunde de conducerea contabilității, adică contabilul sau responsabilul din firmă. Aprobarea lor de către asociați se consemnează separat.
Pot să aprob situațiile financiare fără ședință?
Dacă ai asociat unic, aprobarea se face printr-o decizie scrisă. La mai mulți asociați, actul constitutiv sau legea pot permite hotărâri luate prin consultare scrisă, în condițiile prevăzute acolo.
Ce legătură au situațiile financiare cu dividendele?
Dividendele se distribuie din profitul rezultat din situațiile financiare aprobate, după acoperirea rezervelor cerute de lege. Fără aprobare, distribuirea nu are bază.
Cine poate vedea situațiile mele financiare?
Datele depuse la autoritatea competentă pot fi consultate public prin serviciile oficiale. Detaliile din contabilitatea internă, cum sunt contractele sau jurnalele, rămân confidențiale.
