Procura și împuternicirea sunt documentele prin care cineva din firmă, de obicei administratorul, dă altei persoane dreptul de a acționa în numele firmei într-o anumită chestiune. Le întâlnești atunci când un angajat ridică un act de la o instituție, când un contabil depune ceva în numele tău sau când un asociat plecat din țară are nevoie ca altcineva să semneze în locul lui. Articolul explică pe înțeles diferențele, ce trebuie să conțină și unde se cere forma notarială; informațiile sunt generale, iar pentru acte importante verifică forma exactă cu un jurist sau un notar.
Ce este procura și ce este împuternicirea
Procura este actul prin care o persoană, numită mandant, îi dă altei persoane, numită mandatar, dreptul de a o reprezenta într-un act juridic. Împuternicirea are un înțeles apropiat, dar în limbajul curent se folosește pentru acte mai simple, precum depunerea unor documente sau ridicarea unui răspuns, în timp ce procura se folosește pentru acte cu efecte mai mari, cum ar fi semnarea unui contract.
În practică, firmele folosesc ambii termeni aproape ca sinonime, iar importanța stă în conținut, nu în denumire. Contează ce anume se poate face, în ce limite și pe ce perioadă. Dacă nu ești sigur ce document îți cere o instituție, întreab-o înainte ce model acceptă, ca să nu refaci actul.
Cine poate da mandat în numele firmei
Mandatul îl dă persoana care are puterea de reprezentare, de regulă administratorul, conform actului constitutiv. Un asociat care nu este administrator nu poate împuternici pe cineva să semneze contracte în numele firmei, decât dacă i s-a dat această putere prin actul constitutiv sau printr-o hotărâre. Pentru împărțirea rolurilor citește Asociați și administrator: roluri, drepturi și răspunderi.
Ce trebuie să conțină o procură sau o împuternicire
Documentul trebuie să identifice clar părțile, să descrie exact ce poate face mandatarul și să precizeze durata. Cu cât este mai precis, cu atât mai puține discuții apar mai târziu cu instituția sau cu terțul care îl primește.
| Element | Ce scrii | De ce contează |
|---|---|---|
| Mandantul | denumirea firmei, sediul, codul de identificare, reprezentantul legal | arată cine dă puterea |
| Mandatarul | nume, date de identificare, calitate | arată cine acționează |
| Obiectul | exact ce poate face: depune, ridică, semnează, negociază | limitează riscul |
| Limitele | sumă maximă, tip de acte interzise | evită abuzurile |
| Durata | de la data X până la data Y sau până la finalizarea sarcinii | oprește folosirea nelimitată |
| Locul și data | unde și când a fost dată | face documentul verificabil |
Cât de general să fie mandatul
Un mandat prea general, de tipul „reprezintă firma în toate chestiunile”, pune firma în risc, pentru că mandatarul poate semna lucruri pe care nu le-ai prevăzut. Un mandat prea îngust, în schimb, duce la refuzuri la ghișeu. Un echilibru bun este să enumeri acțiunile concrete și să adaugi un plafon valoric pentru cele care angajează bani.
Atenție: niciodată nu da procură în alb, cu spații necompletate. Documentul poate fi completat de altcineva cu obiecte pe care nu le-ai aprobat.
Când e nevoie de notar
Pentru acte simple, o împuternicire sub semnătură privată este de obicei suficientă, dar pentru acte cu efecte importante, mai ales cele privind bunuri imobile sau participații, legea poate cere forma autentică. Instituțiile pot cere și ele, prin procedurile lor interne, o procură autentificată. Băncile, registrul comerțului, primării sau alte autorități au adesea cerințele lor, așa că cel mai sigur este să întrebi dinainte.
La notar mergi cu actele de identitate, cu documentele care dovedesc calitatea de reprezentant al firmei și cu un proiect al textului. Notarul verifică identitatea, capacitatea și voința părților și autentifică documentul. Costul este de obicei mic față de riscul unui act respins.
Procura pentru operațiuni la ONRC
Pentru depunerea unor documente la registrul comerțului, firma poate folosi un împuternicit, de pildă contabilul sau un consultant. Documentul trebuie să precizeze operațiunea; vezi pașii în Mențiuni la ONRC: cum modifici sediul, CAEN sau asociații și Înregistrarea online a firmei la ONRC: documente și etape. În cazul depunerii online, se poate cere și semnătură electronică, tratată în Semnătura electronică calificată: de ce îți trebuie la firmă.
Durata, revocarea și răspunderea
Procura încetează la data prevăzută în ea, când obiectul a fost realizat, când este revocată sau când dispare una dintre părți, de pildă prin schimbarea administratorului sau încetarea firmei. Mandantul o poate revoca oricând, în scris, anunțând și persoana care a primit-o.
Revocarea produce efecte față de terți mai ales dacă aceștia au fost înștiințați. Dacă ai dat o procură unei bănci sau unei instituții, anunță-o direct și cere confirmarea. Un document nerevocat poate fi folosit în continuare cu bună-credință de mandatar, iar firma poate răspunde pentru efectele lui.
Ce faci când se schimbă administratorul
La schimbarea administratorului, procurile date de fostul administrator pot fi puse în discuție. Cel mai sigur este să le reînnoiești sau să le înlocuiești cu documente noi și să anunți partenerii importanți, banca și contabilul. Pune evidența procurilor în arhivă, după reguli ca cele din Arhivarea documentelor firmei: ce păstrezi și cum organizezi.
Alternative la procură
Uneori nu ai nevoie de procură, ci de o soluție mai simplă. Unele instituții acceptă împuterniciri pe formulare proprii, iar pentru acțiuni repetitive poți folosi un mandat intern, cum ar fi o decizie care stabilește cine semnează documentele curente. În cazul angajaților care ridică colete, depun acte sau fac plăți, o împuternicire simplă, de scurtă durată, este adesea suficientă.
Întrebări frecvente
Pot da împuternicire unui angajat să depună acte pentru firmă?
Da, administratorul poate emite o împuternicire scrisă pentru acte clar descrise. Include numele angajatului, documentele vizate, instituția și perioada.
Procura trebuie neapărat autentificată?
Nu întotdeauna. Forma autentică este cerută pentru anumite acte și poate fi impusă de instituția unde o depui, așa că verifică cerințele înainte.
Cât timp este valabilă o procură?
Valabilitatea o stabilești tu în text. Dacă nu menționezi o durată, unele instituții o consideră valabilă doar o perioadă limitată, deci este bine să scrii o dată clară.
Pot revoca o procură fără să anunț mandatarul?
Poți revoca în scris, dar efectul față de terți apare mai sigur dacă îi anunți și pe ei. Păstrează dovada notificării.
Ce se întâmplă dacă mandatarul depășește limitele procurii?
Actele făcute peste limite pot fi contestate de firmă, dar situațiile de acest tip se judecă după circumstanțe, iar răspunderea poate reveni și mandatarului. Pentru un caz concret ceri sfatul unui avocat.
