Într-un SRL, asociatul este cel care deține firma, iar administratorul este cel care o conduce. Cele două roluri se pot suprapune în aceeași persoană, dar sunt distincte din punct de vedere juridic: au drepturi diferite, obligații diferite și tipuri diferite de răspundere.
Mulți antreprenori descoperă diferența abia când apare un conflict sau un control. Textul de mai jos explică rolurile, modul în care se numește și se schimbă administratorul, limitele puterilor sale și situațiile în care răspunde personal. Informațiile sunt generale și nu înlocuiesc sfatul unui avocat; legislația se modifică, iar actul constitutiv al fiecărei firme poate adăuga reguli proprii.
Cine este asociatul
Asociatul este persoana care deține părți sociale în societate, adică o fracțiune din capitalul social. Prin ele are drepturi, dar și obligații. Poate fi persoană fizică sau juridică și poate fi unic sau unul dintre mai mulți. Diferențele dintre cele două situații sunt tratate în SRL cu asociat unic sau cu mai mulți asociați: ce alegi.
Drepturile asociatului
- dreptul de vot în adunarea generală, proporțional cu părțile sociale, dacă actul nu prevede altfel;
- dreptul la dividende, după aprobarea situațiilor financiare, în condițiile legii;
- dreptul la informare despre starea societății, în limitele legii;
- dreptul la o parte din lichidare, la încetarea societății;
- dreptul de a-și transmite părțile, cu respectarea regulilor de cesiune.
Obligațiile asociatului
- să aducă aportul asumat la capital, vezi Capitalul social al unui SRL: ce este și cum se vărsează;
- să respecte actul constitutiv și hotărârile adunării;
- să nu facă acte care dăunează societății;
- să participe la pierderi, în limita aportului.
Cine este administratorul
Administratorul este persoana care conduce societatea, o reprezintă în raporturile cu terții și răspunde pentru modul în care o administrează. Poate fi asociat sau o persoană din afară, fizică sau, în anumite cazuri, juridică, în funcție de reguli. Este numit prin actul constitutiv sau printr-o hotărâre a asociaților.
Ce poate face administratorul
Administratorul semnează contractele, încheie acte curente, angajează personal, ține legătura cu contabilul, bancă, ANAF și ONRC. Limitele puterilor lui se stabilesc în actul constitutiv sau în hotărârea de numire. Dacă anumite acte cer aprobarea asociaților, de exemplu vânzarea unui imobil, actul trebuie să o spună.
Mandat și remunerație
Funcția de administrator se exercită în baza unui mandat, cu durată determinată sau nedeterminată. Remunerația poate exista sau nu, în funcție de ce hotărăsc asociații. Fiscal și contabil, tratamentul diferă, deci se discută cu un contabil.
Diferențele pe scurt
Tabelul de mai jos așază rolurile alături.
| Aspect | Asociat | Administrator |
|---|---|---|
| Rol | Deține firma | Conduce firma |
| Numire | Prin intrarea în societate | Prin actul constitutiv sau hotărâre |
| Putere | Vot în adunare | Reprezentare și decizii curente |
| Răspundere | De regulă, limitată la aport | Pentru fapte proprii și încălcări |
| Poate fi persoană din afară | Nu (devine asociat prin aport) | Da |
| Încetare | Prin cesiune, retragere, excludere | Prin revocare, demisie, expirarea mandatului |
Când cumulează aceeași persoană ambele roluri
În multe firme mici, asociatul este și administrator. Cumulul simplifică munca, dar adună și responsabilitățile. Păstrează totuși evidența separată: deciziile de asociat se consemnează în hotărâri, iar actele de administrator se fac în baza mandatului. Despre procedura deciziilor vezi Decizia asociatului unic și hotărârea AGA: când și cum.
Cum se numește și se schimbă administratorul
Numirea se face prin actul constitutiv sau prin hotărâre a asociaților, iar modificarea se depune la ONRC. Pașii generali sunt aceștia.
- Asociații hotărăsc numirea sau schimbarea, prin decizia asociatului unic sau prin hotărâre a adunării.
- Administratorul acceptă mandatul, cu declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor legale.
- Se pregătesc documentele: hotărârea, declarația, copia actului de identitate, eventual actul constitutiv actualizat.
- Se depune mențiunea la ONRC, vezi Mențiuni la ONRC: cum modifici sediul, CAEN sau asociații.
- Se actualizează datele la bancă, la ANAF și în contractele cu terții.
Atenție: Un administrator care nu mai este în funcție, dar rămâne înscris la ONRC, poate fi în continuare văzut ca reprezentant al firmei. Depune mențiunea fără întârziere.
Revocarea și demisia
Administratorul poate fi revocat de asociați, în condițiile actului și ale legii, iar el poate demisiona cu respectarea termenului de preaviz, dacă există. Revocarea fără justificare poate atrage, uneori, obligații de despăgubire. Pentru cazuri conflictuale, cere sfatul unui avocat.
Răspunderea administratorului
Administratorul răspunde pentru fapte proprii și pentru încălcarea legii, a actului constitutiv sau a hotărârilor asociaților. Răspunderea poate fi față de societate, față de asociați și față de terți.
| Situație | Posibilă răspundere |
|---|---|
| Încălcarea actului constitutiv | Față de societate, cu despăgubire |
| Lipsa evidenței contabile corecte | Sancțiuni administrative sau răspundere |
| Plăți făcute în defavoarea creditorilor | Răspundere în insolvență, în condițiile legii |
| Neplata contribuțiilor reținute | Răspundere față de stat, în condițiile legii |
| Fapte ilicite | Răspundere civilă și, după caz, penală |
Ce înseamnă „grija unui bun administrator”
Legea cere administratorului să acționeze cu prudență și diligență, în interesul societății. Asta înseamnă să se informeze înainte de a decide, să evite conflictele de interese și să țină evidențe corecte. Faptul că a respectat aceste reguli îl protejează, iar notele și hotărârile scrise sunt dovezi utile.
Conflictul de interese
Dacă administratorul are un interes personal într-un contract al societății, trebuie să îl declare și, de regulă, să nu participe la decizie. Contractele între societate și administrator sau rudele lui cer atenție specială; consultă un jurist înainte să le semnezi. Comparația generală cu răspunderea la alte forme este în Răspunderea patrimonială la PFA și la SRL, pe înțeles.
Răspunderea asociatului
Asociatul răspunde, de regulă, doar în limita aportului la capital. Excepțiile includ garanțiile personale și situațiile în care a acționat de facto ca administrator sau a participat la fapte ilicite. Dacă ești asociat și te implici zilnic în conducere, discută cu un avocat despre cum se vede rolul tău din afară.
Cum stabilești rolurile într-o firmă cu mai mulți oameni
Claritatea rolurilor previne conflicte. Câteva idei practice:
- Scrie în actul constitutiv cine este administrator și ce puteri are, vezi Actul constitutiv al SRL-ului: ce clauze conține și de ce.
- Stabilește ce acte cer aprobarea asociaților (de exemplu cheltuieli peste un prag stabilit de voi).
- Hotărăște dacă administratorul primește remunerație și cum se stabilește.
- Prevede ce se întâmplă dacă administratorul vrea să plece sau trebuie revocat.
- Consemnează deciziile importante în scris.
Sfat: Dacă administratorul e din afara asociaților, cere un contract de mandat scris, cu atribuții, remunerație și clauze de confidențialitate, redactat cu ajutorul unui avocat.
Administrator și angajat
Administratorul nu este automat angajat al firmei. Poate lucra în baza mandatului sau, în plus, în baza unui contract de muncă, dacă se îndeplinesc condițiile. Pentru aspectele angajării, citește Primul angajat: ghid complet al pașilor pentru angajator. Pentru o privire generală asupra formelor de afaceri, vezi PFA, II sau SRL: ghid complet pentru alegerea formei juridice.
Administrator într-o întreprindere mică
La firmele foarte mici, administratorul e adesea și singurul care „face totul”: vinde, facturează, ține legătura cu contabilul. Asta e firesc, dar adaugă un risc: dacă lipsește, firma se oprește. Păstrează documentele într-un loc accesibil și stabilește, prin procură, cine poate acționa în lipsa ta. Reguli generale pentru administrarea zilnică sunt în Administrarea unei firme mici: ghid complet al obligațiilor.
Informarea asociaților și controlul administratorului
Asociații nu conduc zi de zi, dar au dreptul să știe cum merge firma. Administratorul trebuie să prezinte periodic situația societății, iar situațiile financiare anuale se aprobă de asociați. Într-o firmă cu un singur om, informarea se face firesc; într-una cu mai mulți asociați, ea trebuie organizată.
Ce poți cere ca asociat
- Situațiile financiare anuale și raportul administratorului, dacă există.
- Acces la registre și la documentele importante, în limitele legii și ale actului constitutiv.
- Explicații privind contractele majore și cheltuielile neobișnuite.
- Convocarea adunării generale, când sunt probleme care cer decizie.
Dacă administratorul refuză sistematic să informeze, asociații pot recurge la proceduri de control, iar într-un caz grav, la revocare sau la acțiuni în instanță. Ele se pregătesc cu un avocat, nu se fac pe impuls.
Ce trebuie să ofere administratorul
Un administrator corect păstrează evidența la zi, depune la timp situațiile financiare, respectă termenele fiscale și comunică deschis problemele. Contabilul firmei este un partener important în acest proces; alegerea lui este tratată în Cum alegi contabilul firmei: întrebări, contract și colaborare. Pentru obligațiile curente de administrare, vezi Administrarea unei firme mici: ghid complet al obligațiilor.
Procura și delegarea
Administratorul poate da procură altei persoane pentru anumite acte, de exemplu pentru ridicarea unor documente sau semnarea unui contract anume. Procura trebuie să fie clară, limitată și, când legea cere, în formă autentică. Nu da procuri generale fără să-ți înțelegi consecințele: cel care acționează pe baza procurii angajează firma, iar tu răspunzi pentru alegerea făcută.
Greșeli frecvente
- Confuzia dintre asociat și administrator.
- Lipsa documentelor scrise pentru decizii importante.
- Neactualizarea ONRC după schimbarea administratorului.
- Folosirea banilor firmei pentru cheltuieli personale.
- Administrator „de paie”, care semnează fără să știe ce semnează.
- Lipsa unei proceduri pentru conflicte între asociați.
Pentru capcanele generale de început, vezi Greșeli frecvente la înființarea firmei și cum le eviți.
Ce merită reținut
Asociatul deține, administratorul conduce. Rolurile pot fi cumulate, dar rămân distincte: asociatul decide prin vot și răspunde, de regulă, în limita aportului; administratorul acționează în baza unui mandat și răspunde pentru încălcarea legii și a actelor societății. Claritatea scrisă a rolurilor și actualizarea ONRC sunt cele mai bune măsuri de prevenție.
De reținut:
- asociatul deține părți sociale, administratorul conduce societatea;
- administratorul se numește, se revocă și se schimbă prin documente depuse la ONRC;
- administratorul răspunde pentru fapte proprii și încălcări;
- asociatul răspunde, de regulă, doar în limita aportului;
- legislația se schimbă, iar cazul tău concret se discută cu un avocat sau cu un consultant fiscal.
Întrebări frecvente
Poate fi administrator o persoană care nu este asociat?
Da, administratorul poate fi o persoană din afara asociaților, numită prin actul constitutiv sau prin hotărâre.
Cum schimb administratorul unui SRL?
Asociații hotărăsc schimbarea, administratorul nou acceptă mandatul, iar modificarea se înscrie la ONRC prin mențiune. Datele se actualizează apoi la bancă și ANAF.
Răspunde asociatul pentru datoriile firmei?
De regulă doar în limita aportului la capital, cu excepții precum garanțiile personale și faptele ilicite.
Poate fi revocat administratorul fără motiv?
De regulă da, dar poate exista obligația de despăgubire dacă revocarea e abuzivă. Verifică actul constitutiv și cere sfatul unui avocat.
Administratorul trebuie plătit?
Nu obligatoriu. Remunerația depinde de actul constitutiv și de hotărârea asociaților, iar tratamentul fiscal se verifică cu un contabil.
