Decizia asociatului unic și hotărârea AGA: când și cum

Într-un SRL cu asociat unic, deciziile importante se iau prin decizia asociatului unic, iar într-un SRL cu mai mulți asociați, prin hotărârea adunării generale a asociaților (AGA). În ambele cazuri, rezultatul este un document scris, semnat și păstrat, pe care îl poți arăta la bancă, la ONRC, la ANAF sau unui partener.

Articolul explică când ai nevoie de aceste documente, ce trebuie să conțină, cum se iau deciziile cu mai mulți asociați și ce se întâmplă după semnare. Informațiile sunt generale: regulile exacte sunt cele din legislația societăților și din actul constitutiv al firmei tale, iar pentru cazuri concrete te adresezi unui avocat sau unui consultant juridic.

Ce este decizia asociatului și ce este hotărârea AGA

Decizia asociatului unic este actul prin care singurul asociat al firmei exprimă voința societății într-o chestiune importantă. Hotărârea AGA este actul prin care mai mulți asociați, întruniți în adunare, hotărăsc împreună, prin vot. Prin ele se exercită puterea asociaților de a conduce firma la nivel strategic, deasupra activităților zilnice ale administratorului.

Diferența față de deciziile administratorului

Administratorul conduce activitatea curentă a firmei: încheie contracte, plătește furnizori, angajează personal. Asociații hotărăsc asupra problemelor care schimbă structura sau direcția firmei: aprobarea situațiilor financiare, distribuirea profitului, numirea sau revocarea administratorului, modificarea actului constitutiv. Granița se vede în actul constitutiv; citește Actul constitutiv al SRL-ului: ce clauze conține și de ce pentru a vedea ce ai stabilit acolo.

De ce se cere forma scrisă

Forma scrisă dovedește cine a hotărât, când și ce. În lipsa ei, o decizie importantă poate fi contestată, iar firma nu poate dovedi la control sau în fața unei bănci că a respectat regulile. În plus, multe modificări la ONRC se bazează tocmai pe aceste documente.

Când ai nevoie de ele

Ai nevoie de o decizie sau de o hotărâre de câte ori se ia o hotărâre care ține de competența asociaților. Unele sunt periodice, altele apar la nevoie.

Decizii care se depun la ONRC

Dacă decizia modifică date înscrise în registrul comerțului (sediu, administrator, asociați, capital, activități), se depune la ONRC, prin procedura de mențiune. Cum se face, pas cu pas, e descris în Mențiuni la ONRC: cum modifici sediul, CAEN sau asociații.

Cum arată decizia asociatului unic

Decizia asociatului unic este un document scurt, clar și datat, care conține toate elementele necesare ca să poată fi folosit ca act juridic. Nu e nevoie de limbaj complicat, ci de acuratețe.

Elemente obligatorii în practică

Un exemplu de structură, cu formulări orientative (nu model oficial): titlul „Decizia asociatului unic nr. ... din data ...”, apoi „Subsemnatul ..., în calitate de asociat unic al societății ..., având în vedere ..., hotărăsc următoarele:”, urmat de punctele deciziei, numerotate. Numărul de ordine și data permit ulterior identificarea ușoară a documentului în arhivă.

1. Antetul: denumirea firmei, CUI, număr de înregistrare, sediu.
2. Data și locul: când și unde a fost luată decizia.
3. Identitatea asociatului: nume, calitate, date de identificare.
4. Obiectul deciziei: ce se hotărăște, formulat precis.
5. Dispoziția: textul deciziei („se aprobă”, „se numește”, „se modifică”).
6. Semnătura asociatului (olografă sau electronică).

Dacă decizia se bazează pe un document (situații financiare, proiect de act adițional), îl anexezi.

Sfat: Păstrează decizia într-un registru sau într-un dosar cu numere de ordine și date. În timp, o înșiruire simplă a deciziilor este mai valoroasă decât o arhivă complicată pe care nu o mai înțelege nimeni.

Hotărârea AGA, când sunt mai mulți asociați

Hotărârea AGA se ia într-o adunare, convocată și desfășurată conform actului constitutiv și legii. Chiar dacă asociații sunt rude sau prieteni, formalitățile contează, pentru că un asociat poate contesta mai târziu o hotărâre luată incorect.

Convocarea

Convocarea se face de administrator sau, în anumite situații, de asociați, prin comunicarea unei invitații cu data, locul, ora și ordinea de zi, într-un termen stabilit de actul constitutiv sau de lege. Adesea se cere forma scrisă și confirmarea primirii.

Cvorum și majoritate

Actul constitutiv și legea stabilesc câți asociați (sau ce parte din capital) trebuie să fie prezenți și câte voturi sunt necesare pentru fiecare tip de hotărâre. Unele decizii (de exemplu modificarea actului constitutiv) cer majorități mai mari decât altele. Verifică-le în actul constitutiv; nu te baza pe obiceiuri.

Ordinea de zi și procesul-verbal

Ordinea de zi este lista subiectelor care se discută și se votează, în ordinea în care apar. Un exemplu orientativ pentru adunarea anuală: prezentarea situațiilor financiare, votul pentru aprobarea lor, hotărârea privind profitul sau pierderea, descărcarea de gestiune a administratorului, diverse. Dacă se întocmește și un proces-verbal al adunării, el consemnează ce s-a spus, nu doar rezultatul votului, iar hotărârea se redactează separat, ca document distinct.

Asociații care nu pot fi prezenți

Un asociat poate fi reprezentat în adunare printr-un împuternicit, pe baza unei procuri speciale, dacă actul constitutiv și legea permit. Procura trebuie să fie scrisă, să indice adunarea sau hotărârea pentru care se dă și să rămână atașată la dosar. Pentru situații în care asociații sunt în străinătate, verifică cu un avocat dacă se poate vota la distanță sau prin corespondență și cum se consemnează acest lucru.

Cuprinsul hotărârii

• data, locul și ora adunării;
• numele asociaților prezenți sau reprezentați, cu părțile sociale deținute;
• ordinea de zi;
• rezultatul votului pentru fiecare punct;
• textul hotărârilor luate;
• semnăturile asociaților sau ale celor care au condus adunarea.

Cum se păstrează și cum se folosește

După semnare, decizia sau hotărârea intră în arhiva societară a firmei. Ea nu e doar un act intern; poate fi cerută de bancă, de contabil, de ONRC, de un cumpărător sau de un organ de control.

Unde o păstrezi

Păstrează originalul într-un loc sigur, cu copii electronice în două locații. Dacă lucrezi cu un contabil sau un avocat, trimite-le copii, dar păstrează originalul. Despre durata păstrării și organizarea dosarelor găsești detalii în Arhivarea documentelor firmei: ce păstrezi și cum organizezi.

Ce faci dacă ai pierdut documentul

Dacă ai pierdut originalul unei decizii sau hotărâri, primul pas este să cauți copiile (la contabil, la bancă, la ONRC dacă a fost depusă acolo). Dacă documentul nu se mai găsește, discută cu un avocat despre reconstituirea lui prin adoptarea unei noi decizii care confirmă ce s-a hotărât, fără a antedata. Antedatarea poate crea probleme serioase și nu e o soluție.

La cine ajunge

Greșeli frecvente

Chiar și firmele mici cu un singur asociat pot greși la fel de ușor ca cele cu mulți asociați, doar că mai rar observă. Un asociat unic care este și administrator semnează în două calități; documentul trebuie să arate limpede în care calitate semnează, pentru că aprobarea și execuția sunt acte diferite. De exemplu, aprobarea situațiilor financiare se face ca asociat, iar semnarea lor către depunere se face ca administrator.

Cele mai multe probleme vin din informalitate, nu din rea-credință. Poți evita ușor aceste capcane.

• Decizii luate verbal și „consemnate” la nevoie, retroactiv.
• Hotărâri AGA fără convocare, fără ordine de zi sau fără semnăturile necesare.
• Nerespectarea majorității cerute de actul constitutiv.
• Documente fără dată sau cu date nepotrivite.
• Nedepunerea la ONRC a deciziilor care modifică datele firmei.
• Neaprobarea la timp a situațiilor financiare anuale.

Când te adresezi unui avocat

Un avocat poate verifica, în plus, dacă hotărârea respectă actul constitutiv și dacă toate formalitățile de convocare au fost îndeplinite, ceea ce are importanță dacă un asociat ar contesta ulterior hotărârea în instanță.

Cere sfatul unui avocat când hotărârile pot afecta drepturile asociaților (excluderea unui asociat, majorări de capital cu diluarea unora, dizolvare), când există conflict între asociați sau când documentul e cerut de o autoritate cu cerințe speciale. În cazurile fiscale (repartizare de profit, dividende), consultă și contabilul.

Legătura cu forma de organizare și cu rolurile din firmă

Modul în care iei deciziile depinde de forma firmei și de structura asociaților. Un SRL cu asociat unic este mai simplu; unul cu mai mulți asociați cere mai multă disciplină. Detalii despre alegere găsești în SRL cu asociat unic sau cu mai mulți asociați: ce alegi, iar despre distribuirea rolurilor și a răspunderilor, în Asociați și administrator: roluri, drepturi și răspunderi. Pentru imaginea de ansamblu, vezi Administrarea unei firme mici: ghid complet al obligațiilor.

Ce merită reținut

Decizia asociatului și hotărârea AGA sunt instrumentele prin care firma are o voință clară și dovedită. Cu un cuprins corect, cu respectarea convocării și a majorității, și cu păstrarea ordonată, acestea te protejează în fața asociaților, a băncii și a controalelor.

• Consemnează în scris orice decizie care ține de asociați.
• Respectă convocarea, ordinea de zi și majoritățile din actul constitutiv.
• Pune data, locul și semnăturile pe fiecare document.
• Depune la ONRC deciziile care modifică datele din registru.
• Arhivează originalul și ține copii electronice.
• Pentru situații delicate, consultă un avocat.