O factură fiscală este documentul prin care dovedești că ai vândut un produs sau ai prestat un serviciu, iar clientul o folosește la rândul lui ca justificare a unei cheltuieli. Fără o factură corectă, o tranzacție între două firme rămâne greu de demonstrat, atât în fața contabilului, cât și în fața unui control. Articolul explică ce date apar pe factură, cum se numerotează, cum corectezi o greșeală și cum o păstrezi, în termeni generali, fără să înlocuiască explicațiile contabilului tău.
Ce este o factură fiscală și la ce folosește
Factura fiscală este documentul justificativ emis de furnizor, care consemnează o livrare sau o prestare de servicii și suma datorată de client. Ea are două roluri practice. Pentru tine, ca emitent, factura stă la baza veniturilor înregistrate în contabilitate. Pentru client, ea stă la baza cheltuielii și, dacă firma lui este plătitoare de TVA, a dreptului de a deduce taxa, în condițiile prevăzute de lege.
Nu confunda factura cu alte documente din comerț. Oferta este o propunere, comanda este o acceptare, avizul de însoțire acompaniază marfa pe drum, iar chitanța sau extrasul de cont dovedesc plata. Factura face legătura între toate acestea și obligația de plată. Cum se leagă ea de înțelegerea dintre părți vezi în Contractele comerciale: tipuri și clauze esențiale.
Cine poate emite facturi
Orice firmă sau PFA care vinde bunuri ori prestează servicii pentru alte firme emite facturi. Pentru vânzările către persoane fizice, factura este oricum cea mai simplă dovadă a tranzacției, chiar dacă încasezi și printr-un bon fiscal. Dacă nu ești încă sigur ce obligații ai după înregistrare, lista din Primele obligații după înființarea firmei: lista de pași te ajută să ordonezi lucrurile.
Ce date trebuie să conțină o factură
Factura trebuie să identifice clar vânzătorul, cumpărătorul, produsele sau serviciile, valoarea și momentul tranzacției. Lista exactă a mențiunilor obligatorii este stabilită de legislația fiscală și poate diferi în funcție de statutul tău de plătitor de TVA, motiv pentru care contabilul verifică șablonul pe care îl folosești. Tabelul de mai jos grupează elementele pe care le întâlnești aproape întotdeauna.
| Element | Ce trece pe factură | De reținut |
|---|---|---|
| Date vânzător | denumire, sediu, cod de identificare fiscală, număr de înregistrare | trebuie să corespundă cu certificatul firmei |
| Date cumpărător | denumire sau nume, adresă, cod de identificare | greșelile aici creează probleme clientului |
| Număr și dată | număr unic, serie, data emiterii | numerotarea este consecutivă |
| Descriere | bunuri sau servicii, unitate de măsură, cantitate | descrie concret, nu doar „servicii” |
| Valoare | preț unitar, total fără taxă, taxa, total de plată | moneda și cursul, dacă e cazul |
| Mențiuni | termen de plată, cont bancar, explicații speciale | utile pentru încasare |
Detalii care se uită des
Data livrării sau a prestării poate fi diferită de data emiterii și contează la momentul în care se naște obligația fiscală. Pentru servicii continue, de pildă o abonare lunară, perioada la care se referă factura trebuie să fie ușor de înțeles. Iar dacă ești neplătitor de TVA, o mențiune în acest sens evită întrebările clientului.
Sfat: păstrează un model de factură aprobat de contabil și folosește-l de fiecare dată. Șabloanele improvizate din documente text sunt sursa principală de erori.
Cum numerotezi și cum organizezi seria facturilor
Numerele de pe facturi trebuie să fie unice și să urmeze o ordine fără goluri, iar seria o alegi tu, de obicei o combinație scurtă de litere care identifică firma sau punctul de lucru. Dacă ai mai multe puncte de lucru sau mai multe tipuri de activitate, poți avea serii separate, fiecare cu propria numerotare. Un loc unde se stabilesc astfel de lucruri este Punctul de lucru și sediul secundar: când îți trebuie, atunci când activitatea se desfășoară în mai multe locuri.
Nu sări peste numere și nu refolosi un număr, nici dacă factura a fost emisă greșit. Un număr care lipsește dintr-un șir ridică întrebări la control, iar un număr duplicat poate fi considerat o neregulă. Dacă o factură nu a fost folosită, ea se anulează și se păstrează ca atare, după regulile stabilite împreună cu contabilul.
Ce faci când ai greșit o factură
Dacă ai emis o factură cu o greșeală, o corectezi prin stornare, adică emiți o factură cu valori negative care anulează documentul greșit, apoi emiți una nouă, corectă. Nu ștergi și nu rescrii factura inițială, mai ales după ce a ajuns la client sau a fost înregistrată în contabilitate. Pentru greșeli care privesc doar datele clientului, regulile sunt tot de stornare și reemitere.
Un caz frecvent este cel în care se schimbă prețul sau cantitatea după emitere, de pildă dintr-o reducere acordată ulterior. Atunci vorbim despre o ajustare a bazei de impozitare, tratată distinct, cu documente specifice. Orice ajustare o discuți cu contabilul înainte să trimiți ceva clientului, pentru că efectele asupra taxei diferă după situație.
Facturi pierdute sau neprimite
Dacă un client susține că nu a primit factura, o retrimiți cu aceeași serie și același număr, în formă de duplicat, nu emiți una nouă. Păstrează dovada trimiterii, cum ar fi un e-mail sau o confirmare de primire. Sunt utile mai ales atunci când ajungi la pașii din Clienții care nu plătesc: pașii legali pentru recuperare.
Cum transmiți și cum păstrezi facturile
Factura se transmite clientului pe cale electronică sau pe hârtie, iar emitentul păstrează un exemplar, împreună cu dovada transmiterii. Pentru relațiile dintre firme, tot mai multe facturi circulă în format electronic, prin sisteme care permit și transmiterea automată către autoritatea fiscală, în condițiile și la termenele stabilite de reglementări. Verifică cu contabilul dacă și în ce situații ești obligat să folosești un astfel de sistem.
Termenul de păstrare al documentelor justificative este stabilit prin lege și diferă de la un tip de document la altul. Modul practic de organizare, pe an și pe tip, îl găsești în Arhivarea documentelor firmei: ce păstrezi și cum organizezi. Dacă folosești un program de facturare, asigură-te că poți exporta oricând facturile și că ai copii de siguranță.
Plata și legătura cu banca
Pe factură treci contul în care vrei să încasezi, iar clienții vor face plata cu menționarea numărului facturii. Lucrul acesta ușurează mult potrivirea încasărilor la sfârșit de lună. Despre alegerea băncii și organizarea conturilor găsești detalii în Contul bancar al firmei: cum alegi banca și ce documente ceri.
Pe aceeași temă, citește și primul angajat: ghid detaliat al pașilor pentru angajator.
Întrebări frecvente
Pot emite factură fără contract?
Da, factura poate fi emisă și pe baza unei comenzi, a unei oferte acceptate sau a unei înțelegeri verbale confirmate prin e-mail. Un contract scris te protejează însă mai bine dacă apare o dispută despre preț sau termen.
Cât timp am la dispoziție ca să emit factura după livrare?
Termenul de emitere este stabilit de legislația fiscală și depinde de tipul operațiunii și de statutul tău față de TVA. Întreabă contabilul care este termenul aplicabil activității tale și notează-l în calendarul firmei.
Pot corecta o factură scriind peste ea?
Nu, corectarea se face prin stornare și emiterea unui document nou. Rescrierea manuală sau ștergerea unor date de pe un document deja emis poate crea probleme la control.
Ce fac dacă clientul cere schimbarea datelor după emitere?
Dacă datele cumpărătorului au fost greșite, factura se stornează și se reemite cu datele corecte. Dacă schimbarea ține de o modificare reală a firmei, de pildă o nouă adresă, discuți cu contabilul momentul de la care folosești datele noi.
Am nevoie de aviz de însoțire pentru fiecare factură?
Nu, avizul însoțește marfa aflată în transport, nu serviciile. Dacă vinzi bunuri pe care le livrezi, întreabă contabilul dacă îți trebuie aviz și cum se leagă de factura finală.
