Imediat după înființare, firma are de făcut câteva lucruri în ordine: să primească actele de la Registrul Comerțului, să-și deschidă un cont bancar, să aleagă un contabil, să-și creeze accesul la serviciile online ale ANAF și să pună la punct modul în care facturează. Abia apoi poți începe activitatea cu liniște.
Pentru mulți antreprenori, primele săptămâni sunt cele mai încărcate, pentru că toți pașii par urgenți. Lista de mai jos îi pune în ordine logică, spune ce documente ai nevoie și ce întrebări să pui specialistului. Informațiile sunt generale; regulile se pot schimba, iar pentru situația ta concretă te adresezi contabilului, ONRC sau ANAF.
Ce primești la finalul înregistrării
Primul rezultat al înființării este setul de documente care dovedesc că firma există legal. Cele mai importante sunt certificatul de înregistrare, care conține codul unic de înregistrare (CUI) și numărul din registrul comerțului, și, după caz, certificatul constatator, care arată datele firmei și activitățile autorizate. Diferențele dintre ele sunt explicate în articolul Certificatul de înregistrare și cel constatator: diferențe.
Documentele de păstrat la îndemână
Fă un dosar, fizic și electronic, cu:
- certificatul de înregistrare și, dacă ai primit, certificatul constatator;
- actul constitutiv și eventualele acte adiționale;
- dovada sediului (contract de închiriere, comodat sau act de proprietate, după caz);
- documentele de identitate ale asociaților și ale administratorului, în copie;
- dovada vărsării capitalului social, dacă a fost cerută;
- semnătura electronică calificată sau certificatul digital, dacă ai obținut unul.
Un asemenea dosar îți va fi cerut la bancă, la contabil și în multe contracte. Dacă nu l-ai pornit încă, începe cu el, înainte de orice altceva.
Contul bancar al firmei
Banii firmei trebuie să circule printr-un cont deschis pe numele firmei, nu pe numele tău personal. Contul este necesar pentru încasări de la clienți, pentru plata furnizorilor și, adesea, pentru plata contribuțiilor către stat. Pentru deschidere, banca cere de regulă actele firmei, dovada reprezentantului legal și specimenul de semnătură.
Ce întrebi la bancă
- ce comisioane au contul curent, cardul și operațiunile frecvente (transferuri, plăți către buget);
- dacă ai internet banking și aplicație mobilă pentru mai multe persoane;
- cum se dau drepturi unei alte persoane (de exemplu contabilului) pentru vizualizare, fără drept de plată;
- ce documente cere banca pentru actualizări, dacă firma își schimbă sediul sau administratorul.
Compară cel puțin două bănci și nu te baza doar pe cea unde ai contul personal. Nu pune în contractul de cont date pe care nu le înțelegi: cere explicații clare despre costuri.
Contabilul și relația cu el
Alegerea contabilului este una dintre cele mai importante decizii din primele zile, pentru că el pornește evidența și te ajută cu înregistrările la ANAF. Poți lucra cu un contabil colaborator, cu o firmă de contabilitate sau cu un angajat. Pentru o firmă nouă, soluția externă este frecventă, fiindcă nu ai documente suficiente pentru un post cu normă întreagă.
Ce trebuie stabilit de la început
- ce servicii cuprinde abonamentul (evidență, declarații, state de plată, situații anuale, consultanță);
- data lunară de predare a documentelor și modul de transmitere;
- cine are acces la contul firmei din serviciile online ANAF;
- ce se întâmplă dacă firma nu are activitate într-o lună.
Întrebări de verificare, clauze și buna colaborare găsești în ghidul Cum alegi contabilul firmei: întrebări, contract și colaborare.
Serviciile online ANAF și semnătura electronică
Multe operațiuni cu ANAF se fac online, prin Spațiul Privat Virtual (SPV), un serviciu al ANAF pentru comunicarea electronică. Prin el primești documente oficiale și poți depune sau consulta declarații. Pentru acces, de regulă ai nevoie de un certificat digital calificat sau de o altă metodă acceptată de ANAF; detaliile și pașii actuali sunt pe site-ul instituției.
De ce ai nevoie de semnătură electronică
Semnătura electronică calificată este echivalentul digital al semnăturii olografe și se folosește pentru acte, contracte și accesul la anumite servicii. Cine o emite, cât durează obținerea și cum o folosești afli din articolul Semnătura electronică calificată: de ce îți trebuie la firmă.
Sfat: Notează într-un calendar data de expirare a certificatului digital cu 30 de zile înainte. Un certificat expirat poate bloca temporar accesul la declarații și la corespondența oficială.
Facturarea și evidența vânzărilor
Orice vânzare către alte firme sau către persoane fizice are nevoie de un document corect: factură sau, în anumite situații, bon fiscal. Factura trebuie să conțină elementele cerute de lege (date de identificare ale părților, descriere, valoare, serie și număr), iar numerotarea să fie în ordine și fără goluri.
Alegerea unui program de facturare
Poți folosi un program online sau o soluție oferită de contabil. Pe lângă emitere, programul ar trebui să țină evidența clienților, a scadențelor și a facturilor încasate. Verifică dacă soluția respectă cerințele actuale de facturare electronică (de exemplu sistemul național pentru facturi electronice), pentru că regulile din acest domeniu se modifică; contabilul sau ANAF îți spun ce se aplică firmei tale.
Casa de marcat și bonul fiscal
Dacă vinzi direct persoanelor fizice, în anumite situații firma poate fi obligată să folosească aparat de marcat electronic fiscal sau soluții echivalente. Verifică la contabil dacă activitatea ta intră în această categorie.
Regimul de impozitare și înregistrarea în scopuri de TVA
Tot din primele zile contează cum se impozitează firma și dacă trebuie sau dorești să fii plătitor de TVA. Aceste alegeri influențează costurile, facturarea și declarațiile lunare sau trimestriale. Reguli precum limitele de venit, impozitul pe profit sau pe veniturile microîntreprinderilor se modifică, deci nu se bazează pe cifre memorate, ci pe ce spune ANAF în momentul înregistrării.
| Decizie | Ce influențează | Cu cine o discuți |
|---|---|---|
| Regim de impozitare | Cum se calculează impozitul firmei | Contabil |
| Înregistrare în scopuri de TVA | Facturare, declarații, deducerea TVA | Contabil |
| Metodă de evidență | Registre, programe, documente | Contabil |
| Obligații speciale pentru activitatea ta | Autorizații, avize, raportări | Consultant, instituția competentă |
Atenție: Nu alege regimul fiscal „după ureche” sau pentru că așa a procedat un prieten. Discută cu un contabil, pornind de la tipul de activitate, clienții și estimarea veniturilor.
Angajați, contracte și relația cu clienții
Dacă planifici să angajezi încă din primele luni, ai de pregătit contractul individual de muncă, înregistrarea în registrul electronic al salariaților înainte de începerea activității, controlul medical și instruirea de securitate. Termenele sunt stricte, deci nu lăsa acești pași pe ultima sută de metri. Ghidul complet este Primul angajat: ghid complet al pașilor pentru angajator.
Dacă lucrezi singur
Fără angajați, nu ai aceste obligații, dar rămâne în vigoare partea fiscală. Dacă lucrezi cu colaboratori sau PFA-uri, verifică ce tip de colaborare ai de fapt, ca să nu întâlnești probleme ulterior; criteriile sunt prezentate în Colaborator PFA sau angajat: criteriile activității dependente.
Contracte, termene de plată și oferte
Chiar din primele luni vei avea nevoie de documente standard: contract cu clienții, termene și condiții generale, ofertă tip. Un contract clar are rol de protecție, mai ales în relațiile cu primii clienți, când ești tentat să lucrezi „pe încredere”. Clauzele de bază sunt prezentate în Contractele comerciale: tipuri și clauze esențiale.
Un plan pentru primele 30 de zile
Pentru fiecare pas e util să știi și cine îl face, ca să nu rămână nimic „la altcineva”. Tabelul de mai jos este un model de împărțire a sarcinilor, pe care îl adaptezi.
| Pas | Responsabil | Document rezultat |
|---|---|---|
| Dosarul firmei | Administrator | Copii ale actelor, fizice și electronice |
| Cont bancar | Administrator | Contract de cont, specimen de semnătură |
| Colaborare cu contabilul | Administrator și contabil | Contract de servicii contabile |
| Acces online ANAF | Administrator, cu ajutorul contabilului | Confirmarea accesului |
| Sistem de facturare | Administrator și contabil | Serii de facturi, program ales |
Un plan scris te ferește de pași uitați și de panică. Iată un model orientativ, pe care îl adaptezi activității tale.
- Zilele 1–3: primești certificatul, faci copii, creezi dosarul firmei.
- Zilele 3–7: deschizi contul bancar și te înțelegi cu contabilul.
- Zilele 7–14: obții accesul la serviciile online ANAF și la semnătura electronică, alegi programul de facturare.
- Zilele 14–21: discuți regimul fiscal, pui la punct șabloanele de contract și factură.
- Zilele 21–30: verifici autorizațiile și avizele cerute de activitate, planifici angajările, stabilești calendarul termenelor.
Pentru viziunea de ansamblu a administrării, uită-te și la Administrarea unei firme mici: ghid complet al obligațiilor. Iar dacă ai început să te gândești la schimbări de sediu sau de activitate chiar de la început, citește Mențiuni la ONRC: cum modifici sediul, CAEN sau asociații, ca să afli cum se fac ele corect.
Greșeli frecvente în primele luni
Cele mai multe greșeli apar din grabă și din lipsa unei liste. Iată câteva, pe care le poți evita ușor.
- Amestecarea banilor personali cu cei ai firmei, în lipsa unui cont dedicat.
- Începerea vânzărilor înainte de a stabili regimul fiscal și modul de facturare.
- Lipsa unui contract cu contabilul, doar cu acord verbal.
- Pierderea accesului la serviciile online, prin certificat expirat sau uitat.
- Neverificarea autorizațiilor necesare activității, înainte de prima vânzare.
- Neînscrierea la ONRC a modificărilor făcute „în practică”, de exemplu sediul.
Pentru lista mai largă a capcanelor de la început, vezi și Greșeli frecvente la înființarea firmei și cum le eviți.
Ce merită reținut
Primele săptămâni de după înființare sunt cele în care obiceiurile bune se formează. Cu un dosar de documente, un cont bancar separat, un contabil cu contract clar, acces la serviciile online și un sistem de facturare, firma pornește fără restanțe.
- Păstrează actele firmei într-un dosar fizic și într-unul electronic.
- Deschide un cont dedicat și ține banii firmei separat de cei personali.
- Stabilește în scris colaborarea cu contabilul.
- Urmărește expirarea certificatului digital.
- Discută regimul fiscal înainte de prima factură.
- Pentru cazul concret, cere sfatul contabilului, al ANAF sau al ONRC.
Întrebări frecvente
Pot începe să vând imediat după ce primesc certificatul de înregistrare?
În principiu da, dacă activitatea ta nu cere autorizații sau avize speciale și ai stabilit modul de facturare și regimul fiscal. Verifică la contabil și la instituțiile competente dacă ți se aplică cerințe suplimentare.
Este obligatoriu contul bancar al firmei?
Pentru multe operațiuni, contul bancar este practic necesar, mai ales pentru încasări și plăți între firme, iar unele plăți către stat se fac prin cont. Cere detalii contabilului, pentru că regulile depind de forma firmei și de activitate.
Cine trebuie să aibă acces la contul firmei din SPV?
De regulă, administratorul sau o persoană împuternicită, iar contabilul poate primi împuternicire. Discută cu contabilul cum se face delegarea, fără a-i da parolele personale.
Cât durează până când firma „funcționează complet”?
Depinde de activitate și de câte autorizații cere, dar pașii de bază (cont, contabil, acces online, facturare) pot fi parcurși în câteva zile sau săptămâni. Pentru activități reglementate, durata poate fi mai mare.
Trebuie să anunț ONRC dacă schimb ceva în primele luni?
Dacă se modifică date care apar în registru (sediu, activități, asociați, administrator), da, prin mențiune la ONRC. Pașii sunt prezentați în articolul despre mențiuni.
