Costurile înființării unei firme: din ce se compune bugetul

Costurile înființării unei firme sunt mai ușor de ținut sub control atunci când le împarți în grupe, nu când le privești ca pe o singură sumă. Mulți oameni se uită doar la tarifele cerute de Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), apoi află, pe parcurs, că sediul, contabilul și semnătura electronică contează la fel de mult.

Cifrele concrete se schimbă în timp și variază de la un furnizor la altul, de aceea articolul nu le fixează. Îți arată în schimb din ce se compune bugetul, ce poți reduce fără riscuri și unde nu merită să economisești. Pentru decizii cu efect juridic sau fiscal, consultă un specialist.

Din ce se compune bugetul de înființare?

Bugetul de înființare se compune din patru blocuri: taxele și tarifele instituționale, serviciile profesionale, dotările de start și rezerva de funcționare. Fiecare bloc se poate estima separat, iar suma lor te ferește de surprize.

Tarife și taxe instituționale

Aici intră tariful de înregistrare la ONRC, taxele pentru rezervarea denumirii și costul eventualelor certificate sau extrase cerute la dosar. Sunt cheltuieli mici ca pondere, dar obligatorii și cu termene. Pași suplimentari, precum autorizațiile pentru activități reglementate, se tarifează separat.

Servicii profesionale

Un jurist poate redacta actul constitutiv, un notar poate autentifica acte, iar un contabil te poate sfătui cu privire la regimul fiscal de la început. Poți face o parte din lucrări singur, însă nu toate merită sacrificate. O greșeală în actul constitutiv sau în alegerea codurilor CAEN se corectează mai târziu cu tarife noi și cu timp pierdut.

Dotări de start

Semnătura electronică calificată, ștampila (dacă o folosești), programul de facturare, un cont bancar, poate un echipament de bază. Despre semnătura electronică și rostul ei găsești detalii în Semnătura electronică calificată: de ce îți trebuie la firmă.

Rezerva de funcționare

Este cea mai ignorată parte, deși apare la fiecare firmă nouă: primele facturi se încasează după câteva săptămâni, iar costurile fixe curg din prima lună. O regulă prudentă este să ai acoperite cheltuielile fixe pentru câteva luni, fără să te bazezi pe încasări încă neprimite.

Care sunt costurile care se repetă lunar?

Costurile recurente sunt, de obicei, sediul, serviciile contabile și taxele bancare. Ele contează mai mult decât tarifele de înregistrare, pentru că se adună în fiecare lună, indiferent dacă firma încasează sau nu.

Atenție: Abonamentul de contabilitate cel mai mic nu este neapărat cel mai avantajos. Verifică ce include: depunerea declarațiilor, consultanța, răspunsul la întrebări, arhivarea. Un preț mic cu multe servicii lăsate pe tine se poate dovedi scump.

Cât capital social îți trebuie?

Capitalul social nu este o cheltuială care dispare, ci un aport al asociaților la societate, care rămâne în patrimoniul firmei. Pentru SRL, legea prevede un minim, iar peste el decizi tu, în funcție de nevoile afacerii și de credibilitatea față de bănci sau parteneri. Cum se varsă și ce reprezintă capitalul afli din Capitalul social al unui SRL: ce este și cum se vărsează.

Atenție la un detaliu: un capital foarte mic poate fi legal, dar nu te ajută dacă ai nevoie de un cont cu limite mai mari, de contracte sau de credibilitate la furnizori. Invers, un capital mare blocat inutil nu aduce beneficii dacă firma are costuri mici de start.

Unde nu merită să economisești?

Nu merită să economisești la actele de bază și la discuția inițială cu un contabil. Un act constitutiv scris în grabă, cu un obiect de activitate incomplet sau cu clauze copiate fără să înțelegi ce înseamnă, poate costa mai mult decât a costat redactarea corectă. În schimb, poți economisi fără risc la dotări: nu ai nevoie de birou sofisticat sau de programe scumpe din prima lună.

Cheltuieli pe care le poți amâna

Un site elaborat, materiale tipărite, echipamente de lux, mobilier. Ele pot aștepta primele încasări. Cheltuielile care nu aduc direct venit sau conformitate pot fi puse pe a doua etapă.

Cheltuieli care se pot dubla din neatenție

Plata unui serviciu de rezervare a denumirii și, apoi, a altuia pentru aceeași denumire, două semnături electronice cumpărate separat, două abonamente de facturare. Notează într-un tabel simplu fiecare serviciu plătit, ca să vezi la timp dublurile.

Cum faci o estimare realistă?

Estimarea realistă se face pe baza ofertelor reale, nu a mediilor găsite pe internet. Pornește de la lista de mai jos și cere oferte scrise pentru fiecare linie:

• tarife ONRC și, dacă e cazul, taxe pentru avize;
• servicii juridice și notariale;
• semnătură electronică calificată;
• sediu (contract de închiriere, comodat sau domiciliere);
• abonament de contabilitate și programul de facturare;
• rezerva de funcționare pentru primele luni.

Adună totalul și adaugă o marjă pentru imprevizibil. Procesul complet al înființării, cu toate etapele pe care le acoperă aceste costuri, este descris în Cum înființezi o firmă în România: ghid complet pe etape, iar erorile care ajung să coste bani sunt adunate în Greșeli frecvente la înființarea firmei și cum le eviți. Pentru costurile de după înregistrare, citește și Primele obligații după înființarea firmei: lista de pași.