O firmă se înființează într-o succesiune de pași care pornesc de la forma juridică și se termină cu primirea documentelor de la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Procesul este mai simplu decât pare, dar fiecare etapă lasă urme: o denumire aleasă pripit, un cod de activitate lipsă sau un sediu fără acte în regulă pot întârzia dosarul sau pot crea probleme mai târziu.
Ghidul de față este harta completă. Parcurge etapele în ordine, vezi ce documente pregătești și unde merită să aprofundezi cu articolele dedicate din această secțiune. Informațiile au caracter general, legislația și procedurile se pot schimba, iar pentru situația ta concretă confirmă detaliile cu un contabil, un avocat sau direct cu ONRC și ANAF.
Ce înseamnă, de fapt, să înființezi o firmă
A înființa o firmă înseamnă să creezi o entitate recunoscută de lege, înscrisă în Registrul Comerțului, care poate încheia contracte, poate avea conturi bancare și poate desfășura activități economice. În România, majoritatea celor care pornesc la drum aleg între două variante: o persoană fizică autorizată sau o societate cu răspundere limitată.
Ce primești la finalul procesului
La finalul înregistrării, firma primește un număr de ordine în registrul comerțului, un cod unic de înregistrare (CUI) și un certificat de înregistrare. Pentru societăți, aceste documente sunt livrate împreună cu o încheiere a judecătorului-delegat sau a directorului ONRC, în funcție de procedură. Diferența dintre acte este explicată în ghidul despre certificatul de înregistrare și certificatul constatator.
Cât durează și cine te poate ajuta
Termenele de soluționare sunt stabilite de ONRC și pot varia în funcție de tipul dosarului, de modul de depunere și de numărul de cereri aflate în lucru. Mulți antreprenori lucrează cu un contabil, un avocat sau o firmă specializată în înființări, care pregătește actele și depune dosarul în numele lor. Poți face totul și singur, mai ales online, dar ai nevoie de atenție la fiecare formular.
Pasul 1: alege forma juridică potrivită
Prima decizie este forma în care vei desfășura activitatea, pentru că de ea depind răspunderea, impozitarea, administrarea și costurile de funcționare. Nu există o variantă bună pentru toți.
| Criteriu | PFA | Întreprindere individuală | SRL |
|---|---|---|---|
| Personalitate juridică | nu are, activitatea e a persoanei | nu are | are, separată de asociați |
| Răspundere | cu întreg patrimoniul personal | cu întreg patrimoniul personal | limitată, în general, la aportul la capital |
| Număr de persoane | una | una, cu posibilitatea de a angaja | unul sau mai mulți asociați |
| Complexitate administrativă | redusă | redusă | mai mare, cu contabilitate completă |
| Primirea de parteneri | nu | nu | da, prin părți sociale |
Alegerea completă, cu criterii și exemple, este tratată în ghidul PFA, II sau SRL: ghid complet pentru alegerea formei juridice. Dacă te gândești la PFA, vezi și PFA: ce este, cine îl poate înființa și cum funcționează. Dacă ai de gând să lucrezi cu un partener, citește SRL cu asociat unic sau cu mai mulți asociați: ce alegi.
Sfat: Discută cu un contabil înainte să alegi forma. Impozitarea veniturilor diferă între forme, iar regulile se modifică periodic, deci cifrele din articole vechi nu sunt un reper sigur.
Pasul 2: rezervă denumirea firmei
Denumirea trebuie să fie distinctă față de cele existente și se verifică și se rezervă la ONRC înainte de depunerea dosarului. Rezervarea se face pe baza unei cereri, iar denumirea primește un termen limitat de valabilitate, în care trebuie să depui dosarul de înregistrare.
Cum arată o denumire acceptabilă
O denumire de societate cuprinde, de regulă, un element distinctiv și mențiunea formei juridice, de exemplu „SRL”. ONRC poate respinge denumirile identice sau prea asemănătoare cu cele deja înregistrate, precum și pe cele care induc în eroare sau folosesc termeni protejați. De asemenea, merită verificat în avans dacă denumirea nu încalcă o marcă înregistrată, pentru că o problemă de acest tip apare ulterior, nu la ONRC.
Verifică și numele de domeniu
Înainte să finalizezi alegerea, verifică dacă un nume de domeniu potrivit este liber. Dacă planifici un site sau un magazin online, coerența dintre numele firmei și cel al domeniului te scutește de confuzii. Regulile și pașii sunt explicate în articolul despre Rezervarea denumirii firmei la ONRC: reguli și pași.
Pasul 3: stabilește activitățile prin coduri CAEN
Codurile CAEN descriu activitățile pe care firma are voie să le desfășoare și se declară în dosar, cu o activitate principală și, opțional, mai multe secundare. CAEN este clasificarea națională a activităților din economie, preluată din cea europeană, iar codurile alese influențează încadrarea fiscală, eventualele autorizări și chiar anumite contracte.
Activitatea principală și cele secundare
Activitatea principală este cea care aduce, sau se estimează că va aduce, cea mai mare parte din venituri. Cele secundare acoperă ce vrei să poți face în plus. Declari doar ce ai nevoie, pentru că unele coduri atrag obligații sau autorizări suplimentare.
Atenție: Un cod CAEN lipsă te poate opri să emiți facturi pentru o activitate nouă, până la o modificare la ONRC. Un cod inutil poate atrage o autorizare pe care nu o folosești. Detalii în Codurile CAEN: cum alegi activitatea principală și secundare.
Pasul 4: alege sediul social
Sediul social este adresa oficială a firmei și trebuie dovedit prin acte, iar dovada depinde de situația locuinței sau a spațiului. Poate fi un apartament în proprietate, un spațiu închiriat, un spațiu primit în comodat sau o adresă oferită de un furnizor de servicii de domiciliere.
Actele pentru sediu
Dosarul include, de regulă, un act care atestă dreptul de folosință asupra spațiului: act de proprietate, contract de închiriere, contract de comodat sau altul echivalent. În funcție de tipul spațiului, pot fi cerute și alte documente, cum ar fi acordul proprietarului sau al asociației de proprietari. Verifică cerințele actuale cu ONRC sau cu un specialist, pentru că ele se pot modifica.
Sediul și corespondența
Pe adresa sediului primești corespondență oficială. Dacă nu locuiești acolo, asigură-te că cineva preia documentele sau că folosești o soluție prin care nu pierzi comunicările de la instituții. Variantele sunt comparate în articolul Sediul social: acasă, cu chirie, comodat sau domiciliere.
Pasul 5: capitalul social și asociații
La un SRL, asociații contribuie cu aporturi care formează capitalul social, iar legea impune un minim, pe care îl verifici la momentul depunerii dosarului. Capitalul arată cât au pus asociații în afacere și intră în calculul răspunderii lor limitate.
Cum se vărsează capitalul
Aportul poate fi în numerar sau în natură, adică bunuri evaluate. Pentru aporturile în numerar, banii se depun într-un cont bancar deschis pentru firmă, iar dovada depunerii se atașează la dosar sau se completează ulterior, conform regulilor în vigoare. Mecanismul este explicat în Capitalul social al unui SRL: ce este și cum se vărsează.
Alegerea asociaților și a administratorului
Stabilești cine sunt asociații, ce părți sociale deține fiecare și cine administrează societatea. Administratorul reprezintă firma în relația cu terții și răspunde pentru modul în care o conduce. Rolurile se clarifică în ghidul Asociați și administrator: roluri, drepturi și răspunderi. Dacă ești singur, poți înființa o societate cu asociat unic, caz în care deciziile se iau printr-o decizie scrisă a asociatului.
Pasul 6: redactează actele societății
Actul constitutiv este documentul de bază care stabilește regulile firmei: denumire, sediu, obiect de activitate, capital, asociați, administrare, drepturi și obligații. Pentru un SRL cu asociat unic se întocmește un act constitutiv adaptat acestei situații.
| Document | Rolul lui | Observație |
|---|---|---|
| Act constitutiv | regulile societății | se redactează cu atenție; poate fi pregătit de jurist |
| Dovada sediului | dreptul de folosință asupra spațiului | tipul actului depinde de situație |
| Dovada rezervării denumirii | arată că numele e rezervat | are termen de valabilitate |
| Declarații pe propria răspundere | privind îndeplinirea condițiilor legale | semnate de asociați/administratori |
| Specimen de semnătură | semnătura administratorului | în funcție de modul de depunere |
| Dovada capitalului | confirmă aportul în numerar | poate fi cerută la depunere sau ulterior |
Clauzele frecvente și rostul lor sunt analizate în Actul constitutiv al SRL-ului: ce clauze conține și de ce.
Important: Actul constitutiv produce efecte juridice pe termen lung. Cere sfatul unui avocat sau al unui consultant specializat înainte de semnare, mai ales dacă ai mai mulți asociați.
Pasul 7: depune dosarul la ONRC
Dosarul se depune la oficiul registrului comerțului competent, fie la ghișeu, fie online, iar varianta online presupune, de regulă, semnătură electronică calificată. Dosarul include formularele de cerere, actele societății, dovezile menționate mai sus și dovada plății taxelor aferente.
Depunerea online
Portalul ONRC permite depunerea documentelor în format electronic. Ai nevoie de o semnătură electronică calificată și de documente scanate sau semnate electronic. Procesul este descris în Înregistrarea online a firmei la ONRC: documente și etape, iar despre semnătură vezi Semnătura electronică calificată: de ce îți trebuie la firmă.
Dacă dosarul are lipsuri
Dacă documentația este incompletă sau există neconcordanțe, ONRC poate cere completări sau poate respinge cererea. Citește cu atenție mesajul primit, completează în termenul indicat și ține evidența versiunilor trimise. O parte dintre problemele frecvente sunt rezumate în Greșeli frecvente la înființarea firmei și cum le eviți.
Pasul 8: primești documentele și începi obligațiile
După soluționarea cererii primești certificatul de înregistrare și, de regulă, o încheiere, iar firma devine activă din punct de vedere juridic. De acum încep obligațiile administrative și fiscale: contul bancar, contabilitatea, declarațiile și eventualele autorizații.
Ce faci imediat
- verifici că datele din documente sunt corecte (denumire, sediu, CAEN, asociați);
- soliciți certificatul constatator, dacă ai nevoie de el pentru bancă sau parteneri;
- stabilești colaborarea cu un contabil sau organizarea contabilității;
- deschizi un cont bancar pentru activitatea firmei, dacă nu ai făcut-o deja;
- verifici dacă activitatea ta cere autorizații sau avize speciale.
Pașii imediați sunt grupați în lista din Primele obligații după înființarea firmei: lista de pași, iar vederea de ansamblu a obligațiilor continue este în Administrarea unei firme mici: ghid complet al obligațiilor.
Contabilul și obligațiile fiscale
Statutul fiscal (plătitor de TVA sau nu, tipul de impozitare) se stabilește în funcție de activitate și de veniturile estimate, în conformitate cu regulile aflate în vigoare. Aceste decizii se discută cu un contabil, pentru că greșelile se corectează cu efort. Ghidul Cum alegi contabilul firmei: întrebări, contract și colaborare te ajută să alegi un partener potrivit.
Costurile și bugetul de pornire
Costurile înființării sunt formate din taxe oficiale, onorarii pentru servicii, eventuale costuri cu sediul și cu semnătura electronică, plus capitalul social, care nu e o cheltuială, ci un aport. Nu dăm sume, pentru că taxele și tarifele se actualizează, iar ofertele diferă.
Ce buget să pregătești
Gândește-te în categorii, nu în cifre exacte:
- taxele către ONRC și, după caz, către alte instituții;
- onorariul avocatului sau al consultantului, dacă apelezi la unul;
- dovada sediului, inclusiv costurile unei eventuale închirieri sau domicilieri;
- semnătura electronică calificată, dacă depui online;
- capitalul social, vărsat în contul firmei;
- costurile curente din primele luni: contabilitate, servicii bancare, eventual autorizații.
Cere oferte scrise și compară ce include fiecare, pentru că două servicii cu același nume pot acoperi lucruri diferite.
Cele mai frecvente probleme și cum le eviți
Majoritatea întârzierilor vin din detalii: nume prea asemănătoare cu altele, acte de sediu incomplete, semnături lipsă sau coduri CAEN alese fără verificare. O listă de verificare simplă te scutește de multe drumuri.
| Problemă | De ce apare | Cum o previi |
|---|---|---|
| Denumire respinsă | asemănare cu o firmă existentă | propune mai multe variante și verifică disponibilitatea |
| Acte de sediu incomplete | tipul spațiului cere documente în plus | confirmă cerințele înainte de depunere |
| CAEN neadecvat | alegere grăbită | consultă contabilul și descrierile oficiale |
| Date inconsistente | diferențe între formulare și acte | citește toate documentele cap-coadă |
| Termen de rezervare depășit | întârzieri la pregătirea actelor | pregătește actele înainte de a rezerva numele |
Sfat: Fă o listă cu toate documentele, cu persoana responsabilă și termenul pentru fiecare. Dosarele lungi se blochează de obicei din cauza unui singur act uitat.
Ce merită reținut din acest ghid
Înființarea unei firme este un proces în opt pași, pe care îl poți parcurge singur sau cu ajutor de specialitate, dar în care deciziile timpurii (forma juridică, activitățile, sediul) cântăresc cel mai mult. Pornește de la forma juridică, rezervă denumirea, alege CAEN-urile, dovedește sediul, stabilește capitalul și asociații, redactează actele și depune dosarul. După primirea documentelor, concentrează-te pe contabilitate, cont bancar și eventualele autorizări.
De reținut:
- alege forma juridică după răspundere, administrare și plan de creștere, nu doar după costuri;
- denumirea se rezervă la ONRC și are termen de valabilitate;
- codurile CAEN trebuie să corespundă activității reale;
- sediul se dovedește cu acte, iar cerințele se verifică la zi;
- actele se redactează cu atenție, cu ajutor de specialitate la nevoie;
- după înregistrare apar obligații fiscale și administrative continue.
Întrebări frecvente
Pot înființa o firmă singur, fără avocat sau contabil?
Da, legea nu te obligă să folosești un intermediar, iar dosarul se poate depune și online. Totuși, un specialist te ajută să eviți greșeli la actul constitutiv, CAEN sau încadrarea fiscală, iar pentru cazul tău concret merită o consultație.
Cât durează înființarea unei firme?
Durata depinde de complexitatea dosarului, de modul de depunere și de volumul de lucru al ONRC. Pregătirea actelor poate lua mai mult decât soluționarea în sine, de aceea e util să le ai gata înainte de a rezerva denumirea.
Ce capital social trebuie să am la un SRL?
Legea stabilește un minim, pe care îl verifici la zi la ONRC sau cu un specialist. Poți alege un capital mai mare dacă firma are nevoie de credibilitate sau de resurse la început.
Pot schimba ulterior codurile CAEN sau sediul?
Da, ambele se modifică prin mențiuni la ONRC, cu o procedură și taxe proprii. Detaliile sunt în ghidul despre Mențiuni la ONRC: cum modifici sediul, CAEN sau asociații.
Ce fac dacă dosarul este respins sau cere completări?
Citești motivele indicate, corectezi sau completezi documentele în termenul stabilit și redepui. Dacă motivele sunt neclare, cere explicații la ONRC sau consultă un jurist.
