Dosarul de personal este colecția de documente care dovedește relația de muncă dintre firmă și un salariat, de la angajare până la încetarea contractului. Legea nu impune un singur model de dosar, dar prevede documente care trebuie să existe, iar la un control al ITM sau al ANAF acestea sunt cerute frecvent.
Un dosar bine ținut te protejează în caz de neînțelegeri, te scutește de timp pierdut la verificări și facilitează lucrul contabilului. Listele de mai jos sunt generale; cerințele diferă după funcție, domeniu și momentul în care legislația se modifică, deci confirmă cu contabilul sau cu un jurist ce se aplică în cazul tău.
Ce este dosarul de personal și de ce îl ții
Dosarul de personal este dosarul individual al fiecărui angajat, în care păstrezi actele necesare întocmirii contractului și documentele create pe parcurs. Fiecare salariat are dosarul lui, nu un dosar comun.
Avantajele unui dosar complet
- dovedești că ai respectat obligațiile de angajator;
- găsești rapid un act cerut de angajat, bancă sau instituție;
- contabilul are datele necesare pentru salarizare;
- reduci riscul de sancțiuni la control;
- evoluția angajatului (promovări, majorări, instruiri) este vizibilă.
Hârtie, electronic sau ambele
Dosarul poate fi pe hârtie, în format electronic sau mixt, cu condiția ca documentele să fie ordonate, protejate și accesibile persoanelor autorizate. Documentele semnate olograf se păstrează, în general, în original; o copie scanată servește la lucrul zilnic. Pentru semnarea electronică a actelor este necesară o semnătură calificată; vezi semnătura electronică calificată.
Documentele de la angajare
La angajare strângi actele care dovedesc identitatea, calificarea și starea de sănătate a persoanei și documentezi condițiile postului. Lista de mai jos este orientativă, iar actele cerute depind de post.
| Document | Rol | Observații |
|---|---|---|
| Copie act de identitate | Identificarea salariatului | Păstrată conform regulilor privind datele personale |
| Acte de studii și calificare | Dovada pregătirii cerute pentru post | Doar dacă postul le cere |
| Fișa de aptitudine | Dovada aptitudinii medicale | Obținută înainte de începerea lucrului |
| Contractul individual de muncă | Baza raportului de muncă | Două exemplare, unul pentru salariat |
| Fișa postului | Sarcini și responsabilități | Predată și semnată de salariat |
| Dovada înregistrării în REGES | Transmiterea la termen | Extras sau confirmare |
| Declarații privind deducerile personale | Calculul impozitului, unde se aplică | Actualizate la schimbări |
| Date bancare pentru plata salariului | Plata în cont | Doar dacă salariul se virează |
Ce nu ceri fără motiv
Angajatorul cere doar datele necesare scopului. Nu ai nevoie, de pildă, de informații despre viața privată sau de documente fără legătură cu postul. Principiul minimizării datelor, cerut de regulile europene de protecție, înseamnă să colectezi strict ce îți trebuie. Detalii oficiale găsești la ANSPDCP, autoritatea de supraveghere din România.
Fișa postului, un document de ținut la zi
Fișa postului descrie sarcinile, responsabilitățile, relațiile ierarhice și, uneori, cerințele de pregătire. Când postul se schimbă, fișa se actualizează și se semnează din nou. O fișă veche, care nu mai corespunde realității, creează confuzii și poate fi folosită împotriva firmei într-un conflict.
Documentele create pe parcursul contractului
Dosarul se completează în timp: modificările contractuale, concediile, instruirile și evaluările intră pe rând în dosar. Un dosar care rămâne la nivelul zilei de angajare este incomplet.
| Eveniment | Document de adăugat |
|---|---|
| Majorare de salariu sau schimbare de funcție | Act adițional la contractul de muncă |
| Concediu de odihnă | Cerere aprobată, evidență în registrul de concedii |
| Concediu medical | Certificat medical, evidență a zilelor |
| Instruire SSM | Fișă de instruire semnată |
| Control medical periodic | Fișă de aptitudine nouă |
| Sancțiune disciplinară sau recompensă | Decizie scrisă, cu respectarea procedurii |
| Delegare sau detașare | Decizie și documente aferente |
| Schimbarea datelor personale | Act nou, cu păstrarea celui vechi în istoric |
Actele adiționale
Orice modificare a elementelor esențiale ale contractului se face prin act adițional, semnat de ambele părți și, unde cere legea, operat în REGES la termen. Nu schimba salariul „pe baza unei înțelegeri verbale”, pentru că nu ai dovadă și riști o neconcordanță la control.
Atenție: actele adiționale se transmit în registrul electronic în termenele legale. Contabilul îți poate indica termenele actuale, dar rămâne la tine responsabilitatea ca informațiile să ajungă la el la timp.
Evidența concediilor și a timpului de muncă
Concediile se programează anual, iar cererile aprobate intră în dosar. Evidența timpului de muncă (pontaj) se ține separat, dar documentele de bază pot fi referite din dosar. La control, inspectorii compară ce au declarat salariații cu ce arată evidența; de aceea trebuie să existe concordanță. Vezi și controlul ITM la angajator.
Protecția datelor personale în dosar
Dosarul de personal conține date cu caracter personal, iar firma are obligația să le protejeze și să le folosească doar în scopul legal pentru care au fost colectate. Aceste reguli rezultă din legislația europeană privind protecția datelor, cunoscută drept GDPR, aplicată și în România.
Reguli practice
- Dosarele pe hârtie stau în dulap sau încăpere încuiată, nu pe birou.
- Accesul este limitat la persoanele care au nevoie de ele (administrator, resurse umane, contabil).
- Fișierele electronice se protejează cu parolă și copii de siguranță, iar accesul se acordă pe roluri.
- Informațiile se transmit către terți, de exemplu contabil sau medic, doar în baza unui contract și în scopul necesar.
- Salariatul este informat despre datele colectate și despre drepturile lui.
- Documentele care nu mai sunt necesare se șterg sau se distrug după termenele legale.
Datele medicale
Rezultatele medicale se tratează cu atenție specială. De regulă angajatorul păstrează fișa de aptitudine, dar nu diagnosticele. Mai multe în articolul despre medicina muncii.
Contractele cu terții
Dacă dosarele sunt gestionate de o firmă externă (contabilitate, salarizare), contractul trebuie să includă clauze despre protecția datelor. Informații despre alegerea unui partener găsești în salarizarea externalizată și în alegerea contabilului.
Cât timp păstrezi documentele
Termenele de păstrare diferă după tipul documentului, iar unele se păstrează mulți ani, chiar după încetarea contractului. Nu poți arunca dosarul în ziua în care angajatul pleacă.
Principii generale
Documentele privind raporturile de muncă și salarizarea fac parte din arhiva firmei și se păstrează conform legislației arhivelor și a celei fiscale. Termenele concrete le verifici la contabil sau în nomenclatorul de arhivare al firmei. Multe firme păstrează dosarele foste angajaților într-o arhivă separată, pe ani de încetare. Vezi principiile generale în arhivarea documentelor firmei.
Ce faci la încetarea contractului
La plecarea unui salariat adaugi în dosar documentele de încetare (decizie, acord, demisie, notificare, după caz), documentele de predare-primire a bunurilor și, dacă este cazul, adeverințele eliberate. Apoi muți dosarul în arhivă. Nu uita să închizi accesele (cont de e-mail, programe, chei, carduri).
Organizarea practică, de la început
Un dosar este util dacă îl poți parcurge în două minute. Ordonează-l cu același model pentru toți angajații.
Structura recomandată
- partea I: acte de identitate, studii, fișa de aptitudine;
- partea II: contract, fișa postului, acte adiționale;
- partea III: concedii, instruiri, sancțiuni sau recompense;
- partea IV: încetarea contractului și documentele finale.
Sfat: pune pe prima pagină un opis, adică o listă a documentelor cu data fiecăruia. Completarea lui la fiecare adăugare durează un minut și te scutește de căutări.
Greșeli care apar des
- dosare cu documente fără dată sau fără semnături;
- copii ilizibile ale actelor;
- lipsa fișei de aptitudine valabile;
- acte adiționale care nu se regăsesc și în REGES;
- dosare lăsate la vedere, ceea ce încalcă confidențialitatea;
- un singur dosar pentru mai mulți angajați.
Dacă ești la primul angajat, urmărește ordinea pașilor din ghidul primului angajat și creează dosarul în aceeași zi cu contractul.
Adeverințe și documente eliberate angajatului
Pe parcursul contractului, salariatul poate cere adeverințe pentru bancă, școală, instituții publice sau alte scopuri. Angajatorul eliberează adeverințele în termen rezonabil, cu date reale, semnate de persoana îndreptățită, iar o copie rămâne în dosar.
Ce conține o adeverință corectă
O adeverință menționează datele firmei, ale salariatului, scopul pentru care se eliberează și informațiile cerute (funcție, vechime, venit, tip de contract). Nu include date neîntrebate și nu promite lucruri pe care firma nu le poate garanta. Ține un registru simplu al adeverințelor eliberate, cu număr, dată și destinatar, ca să poți reface oricând istoricul.
Ce se întâmplă când angajatul cere o corectură
Dacă un salariat observă o eroare într-un document (nume, dată, funcție), corectura se face printr-un act scris, nu prin ștersături. Documentul vechi se păstrează în istoric, iar cel corectat se datează și se semnează. Un dosar în care apar ștersături sau modificări de mână, fără explicații, ridică semne de întrebare la orice verificare.
Ce merită reținut
Dosarul de personal nu este o povară birocratică, ci dovada ta de angajator corect. Un set de documente ordonate, actualizate și protejate te ajută la control, în fața angajatului și în fața propriului contabil.
Ideile principale:
- fiecare angajat are un dosar propriu, cu structură constantă;
- la angajare: identitate, studii, fișa de aptitudine, contract, fișa postului;
- pe parcurs: acte adiționale, concedii, instruiri, evaluări;
- datele personale se protejează conform regulilor GDPR;
- termenele de păstrare se confirmă cu contabilul, iar la plecare dosarul merge în arhivă.
Întrebări frecvente
Sunt obligat să păstrez copia cărții de identitate?
Poți păstra o copie dacă este necesară pentru întocmirea contractului și a evidențelor legale, cu protecția datelor. Cere doar ce îți trebuie și informează salariatul despre scopul prelucrării.
Pot ține dosarele doar în format electronic?
Da, dacă documentele sunt autentice, ordonate și protejate, iar actele care se semnează olograf sunt păstrate conform cerințelor. Confirmă cu contabilul ce combinație se potrivește firmei.
Poate angajatul să ceară copii după dosarul lui?
Are dreptul de acces la datele personale și la documentele care îl privesc. Procedura de solicitare și termenele se discută cu un jurist sau cu responsabilul GDPR din firmă.
Ce se întâmplă dacă pierd un document din dosar?
Încerci refacerea (duplicat de la emitent sau, după caz, o declarație) și notezi în dosar situația. Dacă documentul este esențial, cere sfatul contabilului sau al unui jurist.
Cine ține dosarele când externalizez salarizarea?
Poți lăsa o parte la firma de payroll, dar rămâi responsabil pentru ele. Contractul de colaborare trebuie să stabilească clar ce se păstrează unde și cine are acces.
