Regulamentul intern este documentul în care angajatorul pune în scris regulile care se aplică tuturor salariaților: programul, drepturile și obligațiile, disciplina muncii, abaterile și sancțiunile. Nu este un act doar pentru firmele mari. Dacă ai salariați, regulile tale trebuie să existe într-o formă accesibilă lor, iar regulamentul intern este modul obișnuit de a le consemna.
Textul este informativ și nu înlocuiește consultanța unui jurist. Cerințele de conținut și termenele de comunicare pot fi modificate prin lege, deci confirmă varianta în vigoare la momentul redactării.
Ce este regulamentul intern și la ce folosește?
Regulamentul intern reglementează organizarea și funcționarea firmei din perspectiva relațiilor de muncă. Spune ce au voie și ce nu au voie să facă angajații, cum se solicită un concediu, cine ia deciziile și cum se cercetează o abatere.
Folosește în două direcții. Angajații află reperele din prima zi, iar tu ai o bază pe care să construiești o eventuală sancțiune. Fără reguli scrise, o măsură disciplinară poate părea arbitrară și este mai ușor de contestat.
Diferența dintre regulament, contract și fișa postului
Contractul individual de muncă fixează relația cu o anumită persoană, fișa postului descrie atribuțiile funcției, iar regulamentul stabilește regulile comune pentru toată echipa. Cele trei se completează, nu se dublează. Detalii despre primele două ai în articolul despre contract și în cel despre fișa postului.
Contractul colectiv și regulamentul
Dacă firma are contract colectiv de muncă, regulamentul nu poate prevedea drepturi mai mici decât cele din contractul colectiv. Pentru firmele mici, fără contract colectiv, regulamentul este principalul document intern de organizare.
Când ești obligat să ai regulament intern?
Codul muncii prevede că regulamentul intern se întocmește de angajator, iar obligația se aplică, în principiu, oricărui angajator cu salariați, chiar dacă în practică multe firme foarte mici nu au unul. Logica este simplă: dacă ai un salariat, ai nevoie de reguli. Numărul de angajați contează mai ales pentru alte reguli, de exemplu cele privind reprezentarea salariaților.
La un control al Inspecției Teritoriale de Muncă, lipsa regulamentului se poate constata ca neregulă. De aceea, chiar și pentru un singur angajat, un regulament simplu, de 4–6 pagini, este mai bun decât lipsa lui.
Sfat: Dacă firma are puțini angajați, nu copia regulamentul unei corporații. Un text scurt, clar, adaptat activității tale, este mai ușor de respectat și de aplicat.
Consultarea salariaților
Regulamentul se întocmește de angajator, după consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților, dacă există. În lipsa lor, consultarea se poate face direct cu echipa, iar dovada se păstrează.
Ce capitole conține un regulament intern?
Codul muncii enumeră elementele pe care regulamentul trebuie să le cuprindă. Pentru o firmă mică, ele pot fi grupate în capitole scurte și clare.
| Capitol | Ce reglementează |
|---|---|
| Reguli de protecție a muncii | Securitate și sănătate, igienă, prevenirea accidentelor |
| Nediscriminarea | Interzicerea discriminării și a hărțuirii |
| Drepturi și obligații | Ale angajatorului și ale salariaților |
| Program de lucru | Ore, pauze, repartizare, evidența timpului |
| Disciplina muncii | Abaterile și sancțiunile aplicabile |
| Procedura disciplinară | Cum se cercetează abaterile, termenele, apărarea |
| Reclamații | Cum își depun salariații petițiile |
| Reguli de comunicare | Canale interne, utilizarea echipamentelor |
| Evaluare | Criterii și procedura de evaluare profesională |
| Dispoziții finale | Intrarea în vigoare, modificarea regulamentului |
Capitolul despre disciplină
Este partea care ridică cele mai multe probleme. Enumeri abaterile (întârzieri repetate, nerespectarea instrucțiunilor, folosirea resurselor firmei în scop personal) și sancțiunile posibile, în limitele prevăzute de lege: avertisment scris, retrogradare, reducerea salariului în anumite condiții sau desfacerea disciplinară a contractului.
Amenzile aplicate salariaților ca sancțiune disciplinară sunt interzise. Dacă ai citit un model care le prevede, nu-l folosi.
Capitolul despre echipamente și date
În multe firme apar întrebări despre folosirea telefonului, a internetului și a e-mailului de serviciu. Regulamentul spune ce este permis, ce monitorizare se face (dacă se face) și cum sunt protejate datele personale. O monitorizare fără informare prealabilă poate încălca regulile de protecție a datelor.
Cum aduci regulamentul la cunoștința angajaților?
Regulamentul produce efecte față de salariați de la data la care li se aduce la cunoștință. Hotărăști de la început cum îl comunici: prin afișare la sediu, prin predare individuală cu semnătură sau prin trimitere electronică cu confirmare de primire.
Cea mai sigură variantă este predarea pe bază de semnătură, trecută și în dosarul de personal. Dacă ai un salariat nou, primește regulamentul în prima zi, odată cu fișa postului. Despre ce mai intră în dosar, vezi articolul despre dosarul de personal.
Comunicarea modificărilor
Când schimbi regulamentul, comunici versiunea nouă și păstrezi dovada. Nu mai poți aplica o sancțiune pe baza unei reguli pe care salariatul nu a cunoscut-o. De aceea, notează pe prima pagină data versiunii.
Verificarea de către ITM
Inspectorii pot cere regulamentul la un control, împreună cu dovada comunicării. Vezi și ce documente verifică inspectorii.
Cum redactezi un regulament intern util
Începe de la activitatea firmei, nu de la un model străin. Un magazin are alte probleme decât o firmă de consultanță: program, predarea casei, folosirea uniformelor. Scrie în propoziții scurte, cu exemple, și evită formulările juridice grele.
Pasul următor este revizuirea făcută de un jurist, care verifică dacă sancțiunile și procedurile respectă legea. Costul unei verificări este mic față de cel al unei sancțiuni anulate în instanță.
Dacă te gândești la primele reguli pentru echipă, parcurge și ghidul primului angajat. Iar dacă regulile de lucru implică program flexibil sau muncă de acasă, vezi articolul despre telemuncă.
Pe aceeași temă, citește și cum înființezi o firmă în România: ghid detaliat pe etape.
Întrebări frecvente
Am un singur angajat. Îmi trebuie regulament intern?
Obligația există, în principiu, pentru orice angajator cu salariați. Un regulament scurt și clar este recomandat chiar și pentru o echipă mică.
Cine redactează regulamentul?
Îl întocmește angajatorul, după consultarea reprezentanților salariaților, dacă există. Un jurist îl poate verifica înainte de aplicare.
Pot sancționa un angajat cu amendă?
Nu. Amenzile ca sancțiune disciplinară sunt interzise; sancțiunile permise sunt cele prevăzute de Codul muncii.
Cum dovedesc că angajatul a luat cunoștință de regulament?
Prin semnătura de primire pe un exemplar sau pe un tabel de luare la cunoștință, păstrat în dosarul de personal.
Cât de des actualizez regulamentul?
Când se schimbă regulile firmei sau legislația aplicabilă. O verificare anuală te ajută să prinzi diferențele.
