Registrul de evidență a salariaților este baza de date oficială în care angajatorul declară fiecare contract individual de muncă și fiecare modificare a lui. Pentru stat, este dovada că un angajat există; pentru tine, ca firmă, este cea mai simplă verificare că ai lucrat în regulă. Un contract semnat, dar neînregistrat, nu te scutește de probleme.
Textul este informativ. Platformele electronice, formularele și termenele se pot modifica, deci confirmă pașii actuali cu contabilul sau pe paginile instituțiilor competente.
Ce este registrul de evidență a salariaților?
Este registrul în care firma consemnează datele fiecărui salariat: identificare, funcție, durata contractului, salariu de bază, timp de muncă și evenimente care îi modifică situația. Registrul funcționează într-o formă electronică, iar angajatorul îl completează prin aplicația pusă la dispoziție de autorități.
Registrul nu se limitează la un export lunar. Lucrează ca o evidență permanentă, în care contractele sunt create, modificate, suspendate și încetate pe parcurs. Un control al Inspecției Muncii începe, de obicei, de aici: compară datele din registru cu realitatea din firmă.
De ce a fost introdus
Scopul este reducerea muncii nedeclarate și facilitarea verificărilor. Dacă toate contractele sunt înregistrate, statul poate verifica rapid vechimea, plata contribuțiilor și respectarea condițiilor de muncă.
Cine răspunde de registru
Răspunderea este a angajatorului, chiar dacă operațiunile le face un contabil sau o firmă de payroll. Dacă lucrezi cu un colaborator extern, stabilește în contractul de prestări cine face înregistrarea, în cât timp și cum îți confirmă transmiterea.
Ce înregistrezi în registru și când?
Se înregistrează contractul individual de muncă înainte ca salariatul să înceapă activitatea, iar apoi fiecare eveniment care schimbă situația lui: modificarea salariului, a funcției, a timpului de muncă, suspendarea, reluarea și încetarea. Termenele sunt scurte și sancțiunile se aplică pentru întârziere.
| Eveniment | Ce se operează |
|---|---|
| Angajare | Contractul, înaintea primei zile de lucru |
| Modificare | Act adițional: salariu, funcție, program, loc de muncă |
| Suspendare | Motivul și perioada (concediu medical, concediu fără plată) |
| Încetare | Data și temeiul încetării (demisie, acord, concediere) |
| Corectură | Rectificarea erorilor materiale, cu justificare |
Verifică termenele curente pentru fiecare operațiune. În mod obișnuit, înregistrarea angajării precede prima zi de lucru, iar celelalte evenimente au termene mai scurte sau mai lungi, în funcție de tip.
Datele pe care le ai pregătite
Înainte de înregistrare, pregătește: datele de identitate ale salariatului, funcția și codul din clasificarea ocupațiilor, salariul de bază, tipul și durata contractului, programul și locul muncii. Dacă lipsește vreun element, înregistrarea nu poate fi finalizată.
Sfat: Cere contabilului un tabel de control lunar cu contractele active, cu data ultimei modificări. Îți dă o imagine rapidă și prinde omisiunile devreme.
Cine are acces și cum îl ții la zi?
Accesul se face cu certificat digital sau cu semnătura electronică a reprezentantului firmei ori a persoanei împuternicite. Poți da acces contabilului sau firmei de payroll printr-o împuternicire, dar păstrezi controlul asupra datelor.
Despre semnătura electronică și rolul ei la o firmă mică, vezi articolul despre semnătura electronică calificată. Fără ea, multe operațiuni electronice sunt blocate.
Împuternicirea contabilului
Contabilul lucrează în numele firmei pe baza unei împuterniciri scrise. Documentul arată ce operațiuni poate face și pe ce perioadă. Păstrează o copie și revizuiește-l când schimbi colaboratorul; despre alegerea acestuia, citește ghidul pentru contabilul firmei.
Verificări periodice
O dată pe trimestru compară lista din registru cu lista din statul de plată și cu dosarele de personal. Diferențele (un salariu actualizat doar în stat, o funcție schimbată doar pe hârtie) sunt cele pe care le caută și inspectorii.
Ce se întâmplă dacă nu respecți obligația?
Neînregistrarea contractului, întârzierea în transmitere sau datele greșite se sancționează cu amenzi, iar în cazul muncii fără contract și fără înregistrare, amenzile sunt mari și pot veni cu efecte suplimentare, precum interdicția de a accesa fonduri publice pentru o perioadă.
Pe lângă amendă, ai și riscul unui litigiu: un salariat neînregistrat nu are dovada vechimii și poate cere în instanță recunoașterea raportului de muncă. Costurile ajung de multe ori mai mari decât economia pe care ai crezut că o faci.
Corectarea erorilor
Dacă observi o greșeală (un CNP incorect, o funcție trecută greșit), o corectezi prin operațiunea de rectificare, cu justificare, nu o lași să stea. Păstrează dovada operațiunii în dosarul salariatului.
Registrul și celelalte documente ale angajatorului
Registrul nu stă singur, ci se leagă de contract, de dosarul de personal, de statul de plată și de declarațiile fiscale. Datele trebuie să fie identice peste tot: aceeași funcție, același salariu, aceeași dată a angajării.
Pentru modelul contractului, vezi clauzele contractului individual de muncă, iar pentru documentele păstrate pe hârtie, dosarul de personal. Lista completă a pașilor la prima angajare o găsești în ghidul primului angajat.
Controalele ITM
La un control al Inspecției Teritoriale de Muncă, inspectorii cer, în mod obișnuit, accesul la registru, contractele, fișele de aptitudine și dovada instruirilor. Cât timp datele sunt la zi, controlul decurge liniștit. Pentru ce documente verifică, citește articolul despre controlul ITM.
Cum procedezi dacă firma nu are încă salariați
Dacă firma nu are angajați, nu ai ce înregistra, dar pregătește din timp accesul și semnătura electronică. Când apare primul contract, vei avea nevoie de ele în aceeași zi. În cazul unui PFA sau al unei întreprinderi individuale care angajează, obligația este aceeași ca la SRL; vezi cum funcționează PFA-ul pentru limitele formei.
Întrebări frecvente
Trebuie să înregistrez contractul înainte de prima zi de lucru?
Da, înregistrarea angajării se face înaintea începerii activității. Munca fără înregistrare se sancționează sever.
Cine poate opera datele în registru?
Reprezentantul legal al firmei sau o persoană împuternicită, de obicei contabilul, pe baza unei împuterniciri scrise și cu semnătură electronică.
Se operează și concediul medical în registru?
Suspendarea contractului pe durata concediului medical se consemnează, conform procedurii în vigoare. Contabilul confirmă detaliile pentru fiecare situație.
Ce fac dacă am greșit un datum personal?
Faci o rectificare prin aplicație, cu justificare, și păstrezi dovada în dosarul salariatului. Nu aștepta controlul ca să corectezi.
Trebuie să mențin registrul și după încetarea contractului?
Datele rămân în evidență și după încetare, iar termenele de păstrare se confirmă cu contabilul sau cu un jurist.
