PFA înseamnă persoană fizică autorizată: o persoană care obține o autorizare legală pentru a desfășura o activitate economică în nume propriu, pe riscul și cu bunurile ei, fără să înființeze o societate. Este forma cea mai simplă de a începe, folosită de meseriași, freelanceri, consultanți, traducători, fotografi, programatori și mulți alții.
Articolul explică cine poate deschide un PFA, ce poți face prin el, cum funcționează în practică și unde stau limitele. Informațiile sunt generale; regulile fiscale și cele privind activitățile permise se pot schimba, deci pentru cazul tău verifică cu un contabil și pe site-urile ONRC și ANAF.
Ce este, de fapt, un PFA
PFA este o formă de exercitare a unei activități independente, fără personalitate juridică proprie: nu există o „firmă” distinctă de tine. Tu ești cel care contractează, facturează, răspunde și încasează. Autorizația se obține la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), care înregistrează activitățile declarate prin coduri CAEN.
Diferența față de o persoană fizică obișnuită
Fără autorizare, o persoană fizică nu poate desfășura în mod obișnuit activități economice repetate, cu scop de câștig. Prin PFA activitatea devine legală, declarată la stat, iar veniturile sunt impozitate în regimul cuvenit. Poți emite facturi, încheia contracte cu firme și deschide un cont bancar dedicat activității.
Diferența față de SRL
La SRL există o entitate juridică separată, cu patrimoniu propriu. La PFA nu există separare: datoriile activității se pot recupera din bunurile tale personale, în limitele prevăzute de lege. Compararea completă a formelor este în PFA, II sau SRL: ghid complet pentru alegerea formei juridice.
Cine poate înființa un PFA
În principiu poate deschide un PFA orice persoană fizică majoră, cu capacitate deplină de exercițiu, care îndeplinește condițiile legale pentru activitatea aleasă. Contează însă câteva aspecte care apar des în practică.
- Cetățenia: pot deschide un PFA cetățenii români, cetățenii statelor din Uniunea Europeană și, în anumite condiții, cetățenii din alte state; regulile pentru străini sunt mai stricte și se verifică la ONRC.
- Salariații: un angajat poate deschide un PFA în paralel, dacă nu intră în conflict cu contractul de muncă (clauze de neconcurență, de exemplu) și cu legea.
- Studiile și calificările: pentru unele activități se cere o calificare dovedită prin diplomă sau atestat; vezi și Autorizații și avize de funcționare: ce poate fi necesar.
- Cazierul și incompatibilitățile: anumite condamnări sau funcții publice pot bloca exercitarea unei activități.
Important: Dacă ai o meserie reglementată (medic, avocat, notar, arhitect și altele), forma de exercitare este stabilită de legea profesiei. Detalii în Profesiile liberale: cabinet, birou sau societate profesională.
Ce activități poți desfășura
Poți desfășura activități independente, meserii, profesii libere și activități comerciale permise PFA-ului, în limitele codurilor CAEN pe care le declari. Un cod CAEN este un număr din clasificarea activităților economice din România, care arată ce faci concret.
| Tip de activitate | Exemple |
|---|---|
| Servicii intelectuale | traduceri, consultanță, design, programare |
| Meserii | instalator, zugrav, croitor, frizer |
| Activități de comerț (în limitele legii) | vânzare de produse prin magazin sau online |
| Activități creative | fotografie, video, scris, ilustrație |
| Servicii pentru persoane | training, cursuri, îngrijire, transport în condițiile legii |
Lista exactă a activităților permise unui PFA este stabilită prin legislație, iar unele coduri CAEN sunt rezervate societăților. Alegerea corectă este explicată în Codurile CAEN: cum alegi activitatea principală și secundare.
Activitatea principală și cele secundare
Declari o activitate principală, care aduce veniturile cele mai importante, și poți adăuga activități secundare. Dacă o activitate nu este declarată, nu o poți desfășura legal. Ulterior, schimbările se fac prin mențiuni la ONRC, așa cum arată Mențiuni la ONRC: cum modifici sediul, CAEN sau asociații.
Cum se înființează un PFA
Procedura este mai scurtă decât la SRL, dar cere atenție la documente. Pașii generali sunt aceștia.
- Alegi activitățile (CAEN) potrivite și verifici dacă ai nevoie de autorizații speciale.
- Stabilești sediul profesional: de obicei domiciliul tău sau un spațiu pe care ai drept de folosință. Variantele sunt descrise la Sediul social: acasă, cu chirie, comodat sau domiciliere.
- Pregătești dosarul cu cererea de înregistrare, actul de identitate, dovada sediului, declarațiile cerute și, după caz, dovada calificării.
- Depui dosarul la ONRC, online sau la ghișeu, și plătești taxele prevăzute de lege.
- Primești certificatul de înregistrare și, după caz, certificatul constatator; diferențele le găsești în Certificatul de înregistrare și cel constatator: diferențe.
- Te ocupi de formalitățile fiscale: contul bancar, evidența, eventual înregistrarea în scopuri de TVA, dacă legea o cere.
Procedura se poate face pe cont propriu sau prin intermediul unui contabil ori al unui birou specializat. Taxele și termenele se modifică, deci verifică informațiile actuale pe site-ul oficial.
Cum funcționează în practică
Un PFA funcționează ca o activitate independentă în care tu faci tot: oferta, execuția, facturarea, încasarea și evidența. Ai de ținut documente justificative și de respectat termene fiscale.
Facturarea și încasarea
Emiți facturi către clienți pentru activitățile declarate. Încasezi în contul bancar al activității sau în numerar, în limitele legale. Păstrează copii ale facturilor și ale documentelor de plată; contabilul sau ANAF pot cere dovezi.
Evidența veniturilor și cheltuielilor
Evidența se ține, de regulă, într-o formă simplificată, în funcție de modul de calcul al venitului impozabil. Există două mari abordări: calculul pe baza veniturilor și cheltuielilor reale (sistem real) sau pe baza unei norme de venit stabilite pentru anumite activități. Disponibilitatea și condițiile se schimbă, deci verifică ce se aplică activității tale.
| Aspect | Sistem real | Normă de venit |
|---|---|---|
| Baza impozitării | Venituri minus cheltuieli | Valoare stabilită pentru activitate |
| Evidența | Registru de încasări și plăți | Evidență mai redusă |
| Potrivit pentru | Cheltuieli semnificative | Activități cu cheltuieli mici |
| Disponibilitate | Mereu | Doar pentru anumite coduri și condiții |
Contribuțiile și declarațiile
Ca persoană care obține venituri independente poți avea de plătit impozit pe venit și contribuții sociale (pensii, sănătate), în funcție de nivelul veniturilor și de regulile aplicabile. Declararea se face la ANAF, prin declarația prevăzută de lege. Plafoanele și cotele se actualizează, iar contabilul îți poate face o simulare actualizată. Nu te baza pe cifre vechi.
Limitele unui PFA
PFA e simplu, dar are limite pe care e bine să le știi înainte de a începe.
- Răspundere nelimitată. Datoriile activității pot fi recuperate din bunurile tale personale. Mecanismul este detaliat în Răspunderea patrimonială la PFA și la SRL, pe înțeles.
- Fără angajați, în regulile actuale. PFA nu poate încheia contracte de muncă; pentru personal se folosește întreprinderea individuală sau SRL. Verifică regulile în vigoare înainte de a colabora cu alte persoane.
- Fără asociați. PFA aparține unei singure persoane.
- Activitate legată de persoană. Nu poți vinde „PFA-ul”; poți vinde doar bunuri sau cesiona anumite contracte.
- Imagine. Unii parteneri mari preferă societăți.
Clientul tău se plânge de „lipsa de firmă”?
Dacă un client cere neapărat o societate, poate fi semnalul că e momentul să cântărești o trecere la SRL, subiect tratat în Trecerea de la PFA la SRL: pași, contracte și tranziție.
Cum ții PFA-ul în regulă
Un PFA ordonat cere puține obiceiuri constante, dar respectate. Iată o listă de bază.
- Păstrează toate facturile și chitanțele într-un singur loc, fizic sau digital.
- Separă banii personali de cei ai activității printr-un cont dedicat.
- Notează veniturile și cheltuielile imediat, nu la sfârșit de an.
- Respectă termenele de declarare și plată.
- Verifică periodic dacă activitățile declarate acoperă ce faci.
- Cere contabilului un punct de situație măcar o dată pe an.
Pentru organizarea documentelor, citește Arhivarea documentelor firmei: ce păstrezi și cum organizezi. Alegerea unui contabil este discutată în Cum alegi contabilul firmei: întrebări, contract și colaborare.
Sfat: Chiar dacă PFA pare simplu, o întâlnire anuală cu un contabil te ajută să observi din timp când veniturile cresc și când forma aleasă nu mai e potrivită.
Când se încheie activitatea unui PFA
Activitatea PFA se încheie prin radiere sau prin suspendare temporară, la cererea titularului. Pașii la ONRC și la ANAF, plus obligațiile rămase, sunt explicați în Încetarea activității unui PFA: pașii la ONRC și ANAF. Chiar dacă nu mai obții venituri, nu ignora declarațiile: închiderea formală te ferește de obligații continue.
Greșeli frecvente
- Activități nedeclarate: facturezi pentru ceva ce nu este în lista CAEN a PFA-ului.
- Amestecul banilor personali cu cei din activitate.
- Lipsa evidenței până la finalul anului.
- Ignorarea limitelor privind angajarea de personal.
- Alegerea unui sistem de venit fără simulare.
- Lipsa unui plan de trecere când activitatea crește.
Pentru lista largă a capcanelor de început, vezi Greșeli frecvente la înființarea firmei și cum le eviți.
Ce merită reținut
PFA este forma cea mai ușor de pornit: formalități puține, evidență simplă și costuri mici. În schimb, răspunzi cu tot patrimoniul, nu ai asociați și, în regulile actuale, nu poți angaja personal. Este potrivit pentru activități individuale cu risc redus; când afacerea crește, merită discutat cu un contabil dacă o altă formă se potrivește mai bine.
De reținut:
- PFA este o persoană fizică autorizată, nu o firmă separată;
- activitățile se declară prin coduri CAEN și se pot modifica la ONRC;
- evidența și contribuțiile depind de sistemul ales și de regulile în vigoare;
- răspunderea este nelimitată;
- informațiile sunt generale, iar situația ta se discută cu un contabil, cu un avocat sau direct cu ANAF.
Întrebări frecvente
Pot deschide un PFA dacă sunt angajat?
De regulă da, dacă activitatea nu încalcă contractul de muncă și legea. Verifică clauzele de neconcurență și eventualele incompatibilități cu angajatorul.
Un PFA are nevoie de contabil?
Nu este obligatoriu în toate cazurile, dar este recomandat, mai ales pentru alegerea sistemului de venit și pentru declarații. Un specialist te ajută să eviți greșeli costisitoare.
Pot avea mai multe coduri CAEN la PFA?
Da, poți declara o activitate principală și mai multe secundare, în limita celor permise PFA-ului. Modificările se fac prin mențiuni la ONRC.
Ce se întâmplă cu datoriile PFA-ului dacă nu le plătesc?
Creditorii pot urmări, conform legii, bunurile tale personale, pentru că nu există un patrimoniu separat. Pentru protecția bunurilor discută cu un avocat.
Pot trece de la PFA la SRL?
Da, printr-o procedură de înființare a societății și de încetare sau suspendare a PFA-ului. Pașii sunt descriși într-un ghid separat pe acest site.
