Cum scoți banii din SRL este una dintre primele întrebări ale oricărui antreprenor care vede bani în contul firmei și vrea să-i folosească personal. Răspunsul scurt este că firma și tu sunteți două persoane diferite, iar banii se mută de la una la alta doar printr-o formă recunoscută de lege și documentată. Articolul explică principalele variante, ce presupune fiecare și ce greșeli se fac des; cifrele fiscale și procentele nu apar aici, pentru că se schimbă și depind de situația ta, iar contabilul ți le calculează pe cele valabile.
De ce banii din contul firmei nu sunt banii tăi
Banii din contul unui SRL aparțin societății, nu asociatului, chiar dacă tu ești singurul asociat și administrator. Această separare, numită uneori separarea patrimoniilor, este tocmai motivul pentru care răspunderea ta este de obicei limitată la aportul la capital. Dacă tratezi contul firmei ca pe al tău, pierzi simultan avantajul răspunderii limitate și respectarea regulilor contabile. Detalii despre răspunderea asociaților găsești în Răspunderea patrimonială la PFA și la SRL, pe înțeles.
Concret, orice sumă care iese din cont către tine trebuie să aibă un motiv scris: un contract de muncă sau de mandat, o decizie de distribuire a profitului, un decont de cheltuieli sau un contract de împrumut. O retragere „la liber” se numește în contabilitate sumă de justificat, iar acumularea ei ridică întrebări.
Care sunt variantele legale
Principalele forme prin care primești bani de la firmă sunt salariul sau indemnizația, dividendele, decontările de cheltuieli și restituirea împrumuturilor. Fiecare răspunde unei situații diferite și are un regim fiscal propriu.
| Variantă | Când se aplică | Ce îți trebuie |
|---|---|---|
| Salariu sau indemnizație | pentru munca prestată de tine în firmă | contract de muncă sau de mandat, stat de plată |
| Dividende | pentru profitul rămas după situațiile financiare | profit distribuibil, decizia asociaților |
| Decont de cheltuieli | ai plătit din buzunar ceva pentru firmă | documente justificative, aprobare |
| Restituire împrumut | ai dat bani firmei și vrei să-i primești înapoi | contract de împrumut, dovada vărsării |
| Chirie sau redevență | firma folosește un bun al tău | contract și facturi sau documente fiscale |
Salariul sau indemnizația
Dacă lucrezi efectiv în firmă, poți fi angajat sau poți primi o remunerație pentru funcția de administrator, în baza unui contract de mandat. Dacă ai de gând să angajezi pe cineva, inclusiv pe tine, pașii sunt cei din Primul angajat: ghid complet al pașilor pentru angajator. Contribuțiile și impozitele aplicabile le stabilește contabilul pe baza regulilor din momentul respectiv.
Dividendele
Dividendele sunt partea de profit pe care o primești ca asociat, după ce firma și-a aprobat situațiile financiare. Pentru a le distribui, ai nevoie de profit contabil disponibil, de acoperirea rezervelor cerute de lege și de o decizie formală a asociaților; pașii documentului sunt descriși în Decizia asociatului unic și hotărârea AGA: când și cum, iar contextul în Situațiile financiare anuale: ce sunt și cine le aprobă. O distribuire fără profit sau fără aprobare nu are acoperire.
Atenție: dividendele se plătesc din profit, nu din banii care „sunt în cont”. Poți avea mulți bani în cont și nimic de distribuit, de pildă dacă sumele provin din avansuri ale clienților sau din credite.
Decontările și împrumuturile dintre asociat și firmă
Dacă plătești ceva pentru firmă din banii tăi sau dai bani firmei, trebuie să existe un document care explică de ce, iar firma ți le înapoiază după aceleași reguli scrise. Aceste situații sunt foarte frecvente la începutul unei afaceri, când contul firmei încă nu acoperă tot.
Decontul de cheltuieli
Când cumperi pentru firmă o piesă, un serviciu sau o deplasare din cont personal, ceri factură pe numele firmei, o predai contabilului și firma îți restituie suma. Fără factură pe numele firmei, restituirea riscă să nu fie justificată. Despre deductibilitatea acestor sume vezi Cheltuieli deductibile: reguli generale și documente.
Împrumutul de la asociat
Poți împrumuta firma, iar firma îți poate restitui suma mai târziu, dacă ai un contract scris, dovada vărsării banilor și evidența în contabilitate. Contractul stabilește suma, scadența și dacă se plătesc dobânzi. Împrumuturile nedocumentate sunt greu de justificat. Dacă obiectivul este creșterea resurselor firmei pe termen lung, o alternativă este mărirea capitalului, explicat în Capitalul social al unui SRL: ce este și cum se vărsează.
Greșeli frecvente la retragerea banilor
Cele mai multe probleme vin din retrageri făcute fără formă, de la plata facturilor personale din contul firmei până la transferuri „temporare” către contul tău. Câteva exemple tipice:
- plata cumpărăturilor personale cu cardul firmei, fără decont;
- retrageri de numerar repetate, fără explicație scrisă;
- distribuirea de dividende înainte de aprobarea situațiilor financiare;
- salarii plătite fără contract sau fără declarare;
- amestecarea conturilor, astfel încât nu mai poți spune ce este al firmei și ce este al tău.
Consecințele pot merge de la refuzul deducerii unor cheltuieli până la recalificarea sumelor ca venit impozabil, iar în situații grave, la răspundere pentru administrator. Nu există o regulă simplă care să acopere toate cazurile, motiv pentru care merită să discuți cu un contabil înainte de orice retragere mai mare.
Cum alegi între variante
Alegerea nu se face după ce se plătește mai puțin, ci după situația reală a firmei și a ta. Dacă lucrezi zilnic în firmă, are sens un venit de muncă. Dacă firma a făcut profit și are bani liberi, dividendele pot fi potrivite. Dacă sumele au fost cheltuite de tine pentru firmă, decontul este corect. Iar dacă firma are nevoie de bani, un împrumut sau o majorare de capital sunt variantele. Un contabil bun îți arată costul total al fiecărei variante, nu doar suma netă; criterii pentru alegerea lui sunt în Cum alegi contabilul firmei: întrebări, contract și colaborare.
Ține evidența scrisă a deciziilor și păstrează documentele în arhivă. Dacă firma are mai mulți asociați, stabiliți din timp regulile de distribuire, ca să evitați conflictele; vezi și SRL cu asociat unic sau cu mai mulți asociați: ce alegi.
Întrebări frecvente
Pot lua bani din firmă fără să mă angajez?
Da, prin dividende, decontări, restituirea unui împrumut sau remunerația de administrator, dacă fiecare are baza documentată. Fără bază, retragerea devine o sumă de justificat.
Când pot distribui dividende?
După ce situațiile financiare ale anului au fost aprobate și firma are profit distribuibil. Pentru distribuiri intermediare, regulile sunt mai stricte, deci verifică cu contabilul.
Pot împrumuta firma din banii mei personali?
Da, cu un contract scris și cu evidență în contabilitate. Contractul stabilește suma, termenul și dacă se percep dobânzi.
Ce se întâmplă dacă folosesc cardul firmei pentru cumpărături personale?
Suma devine ceva ce datorezi firmei sau trebuie tratată ca retragere, iar contabilul decide forma. Evită situația prin conturi separate.
Este mai bine salariul sau dividendele?
Nu există un răspuns valabil pentru toți. Depinde de munca prestată, de profitul firmei și de regimul fiscal din momentul respectiv, deci cere o simulare de la contabil.
