Documente pentru înființarea unui SRL: lista pe etape

Documentele pentru înființarea unui SRL se pot strânge într-o după-amiază, dacă știi dinainte ce îți trebuie și în ce ordine le pregătești. Marea majoritate a întârzierilor nu vin din lipsa unui act rar, ci din mici nepotriviri între cele obișnuite: o adresă scrisă altfel în două locuri, un nume cu diacritice într-un document și fără în altul, o dată greșită.

Textul de mai jos grupează actele pe etape și îți arată ce verifici la fiecare. Procedura exactă și formularele se pot schimba, așa că lista de aici e orientativă. Înainte să depui dosarul, confirmă cerințele actuale la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) sau cu un specialist.

Ce documente îți trebuie pentru un SRL nou?

Pentru un SRL nou ai nevoie, în linii mari, de trei grupe de acte: cele care dovedesc cine sunt fondatorii, cele care dovedesc unde va fi sediul și cele pe care le redactezi tu pentru firmă. Fiecare grupă se pregătește separat, iar la final le verifici împreună.

Actele asociaților și ale administratorului

Fiecare asociat persoană fizică are nevoie de actul de identitate valabil. Dacă administratorul este altcineva decât asociații, se adaugă și actele lui, plus declarația prin care își asumă funcția. Pentru asociații care sunt persoane juridice, cererea de acte crește: se cer documente care arată cine este societatea, cine o reprezintă și cu ce drept.

Dacă un fondator locuiește în străinătate sau are un statut aparte, pot apărea cerințe suplimentare, de pildă traduceri sau apostile. Citește și Firma cu asociat străin: acte, traduceri și particularități, unde sunt explicate particularitățile.

Dovada sediului

Sediul social se dovedește cu un act prin care ai dreptul să folosești spațiul: act de proprietate, contract de închiriere, contract de comodat sau contract de domiciliere. Dacă spațiul se află într-un bloc, de obicei se adaugă acordul vecinilor sau al asociației de proprietari, în funcție de situație. Variantele sunt comparate în articolul Sediul social: acasă, cu chirie, comodat sau domiciliere.

Actele pe care le întocmești tu

Aici intră actul constitutiv, declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor legale, dovada rezervării denumirii și, după caz, dovada vărsării capitalului social. Clauzele actului constitutiv sunt prezentate în Actul constitutiv al SRL-ului: ce clauze conține și de ce, iar rezervarea denumirii în Rezervarea denumirii firmei la ONRC: reguli și pași.

Cum te asiguri că dosarul este coerent?

Dosarul este coerent atunci când aceleași date apar identic în toate documentele: numele, adresa, obiectul de activitate și cotele din capitalul social. O verificare simplă, de zece minute, scutește de obicei o respingere și o nouă programare.

Sfat: Citește toate documentele pe rând, cu actul constitutiv alături, și bifează fiecare dată din tabel. E mai ușor să prinzi o eroare pe hârtie decât după ce dosarul a ajuns la verificare.

Ce documente se adaugă în funcție de activitate?

Unele activități cer documente în plus față de lista de bază, fiindcă sunt reglementate: transport, alimentație publică, servicii medicale, construcții sau jocuri de noroc. Pentru ele pot fi necesare avize, atestate sau dovezi ale pregătirii profesionale, uneori înainte de înregistrare, alteori înainte de a începe efectiv activitatea.

Regula practică este să afli încă din faza de alegere a codurilor CAEN dacă activitatea ta e reglementată. Alegerea corectă a codurilor este tratată în Codurile CAEN: cum alegi activitatea principală și secundare, iar avizele care pot fi necesare după înființare apar în Autorizații și avize de funcționare: ce poate fi necesar. Nu presupune că firma poate începe activitatea doar pentru că a primit certificatul de înregistrare.

Documente pentru profesii și activități speciale

La unele profesii, precum cele liberale, înregistrarea poate depinde de drepturile de exercitare dobândite prin organizația profesională. În aceste cazuri, acea organizație îți spune ce acte trebuie să anexezi și în ce ordine le obții.

Cum se depune dosarul?

Dosarul se poate depune online sau la ghișeu, iar alegerea influențează mai ales felul în care semnezi documentele. Online ai nevoie de semnătură electronică calificată, la ghișeu poți semna în fața unui reprezentant al instituției sau cu documente autentificate. Pașii depunerii digitale sunt descriși în Înregistrarea online a firmei la ONRC: documente și etape, iar rolul semnăturii în Semnătura electronică calificată: de ce îți trebuie la firmă.

În cazul în care dosarul are probleme, registratorul poate cere completări sau poate respinge cererea. Se primește un motiv scris, iar corectura se face de obicei cu un termen. Cere întotdeauna mesajul exact, nu te baza pe o explicație orală, pentru că vei vedea pe ce document trebuie să intervii.

Cine are nevoie de ajutor la pregătirea actelor?

Dacă firma e simplă, cu un asociat, o adresă clară și o activitate obișnuită, dosarul poate fi pregătit și singur, cu un model de act constitutiv și atenție la detalii. Cu mai mulți asociați, cu un asociat străin sau cu o activitate reglementată, are sens să te sprijini pe un jurist sau pe un consultant. Costul unei consultări rămâne de regulă mic față de costul unei greșeli în actul constitutiv, care se corectează mai greu după înregistrare.

Poți ordona munca în patru pași:

1. rezervi denumirea și alegi codurile CAEN;
2. strângi actele asociaților și dovada sediului;
3. redactezi actul constitutiv și declarațiile, apoi le verifici între ele;
4. depui dosarul și păstrezi dovada depunerii.

Pentru imaginea de ansamblu a tuturor etapelor, vezi Cum înființezi o firmă în România: ghid complet pe etape. Dacă vrei să știi ce erori se repetă cel mai des, citește și Greșeli frecvente la înființarea firmei și cum le eviți.