Tot mai multe firme din România caută personal în afara țării, iar răspunsul la întrebarea „pot angaja un cetățean străin?” este, în general, da, dar cu condiții. Regulile depind de naționalitatea persoanei: cetățenii din Uniunea Europeană și din Spațiul Economic European au un regim mult mai apropiat de cel al cetățenilor români, în timp ce cetățenii din state terțe au nevoie de aprobări speciale.
Articolul descrie pașii generali din perspectiva angajatorului. Procedurile de imigrare, actele cerute, termenele și contingentele anuale se modifică, deci informațiile sunt orientative și nu constituie consultanță juridică. Verifică întotdeauna pe site-ul Inspectoratului General pentru Imigrări (IGI) și al Ministerului Muncii și discută cu un avocat specializat în dreptul străinilor înainte de a începe.
De la cine depinde regimul aplicabil
Regimul de angajare depinde de cetățenia persoanei și de dreptul ei de ședere în România. Prima întrebare pe care o pui este în ce categorie intră: cetățean UE/SEE, membru de familie al unui cetățean UE, cetățean din stat terț sau persoană cu un statut special (de exemplu protecție internațională).
| Categorie | Ce se cere, în general | Observații |
|---|---|---|
| Cetățean UE/SEE | Dovada dreptului de ședere, document de identitate valabil | Nu are nevoie de aviz de muncă |
| Membru de familie al unui cetățean UE | Documentele care dovedesc relația și dreptul de ședere | Cu regimul propriu |
| Cetățean din stat terț | Aviz de muncă, drept de ședere pentru muncă, uneori viză | Proceduri mai ample |
| Persoană cu protecție internațională | Documentul de identitate emis conform statutului | Reguli speciale, verificate la IGI |
| Detașat din altă firmă | Documente de detașare și de ședere | Regimuri proprii |
Cetățenii UE și SEE
Pentru ei procedura este mult mai simplă: se verifică documentul de identitate și dreptul de ședere, se încheie contractul de muncă și se înregistrează în REGES, ca pentru orice salariat. Pentru șederea de lungă durată există formalități, pe care persoana le îndeplinește la IGI.
Cetățenii din state terțe
Aici se aplică procedura aviz de muncă plus drept de ședere. Angajatorul este cel care inițiază o parte a procedurii, iar persoana o continuă cu formalitățile de viză și ședere. Procedura are etape, termene și condiții precise, iar neconcordanțele pot duce la respingerea cererii.
Avizul de muncă: ce este și cum se obține, pe scurt
Avizul de muncă este documentul eliberat de IGI, la cererea angajatorului, care arată că firma poate angaja un cetățean din stat terț pentru un anumit post. El nu înlocuiește permisul de ședere, dar este o condiție pentru obținerea acestuia.
Condițiile pe care le verifică autoritățile
În linii mari, se verifică:
- dacă firma este înființată legal, își desfășoară activitatea și nu are datorii restante la bugete, în condițiile cerute de lege;
- dacă postul există și se încadrează într-o ocupație din clasificarea românească;
- dacă s-a încercat acoperirea postului cu forță de muncă locală sau din UE, în cazurile în care legea cere asta;
- dacă persoana îndeplinește cerințele de calificare ale postului;
- dacă se respectă contingentul anual de lucrători din state terțe, stabilit de Guvern.
Pașii generali, în ordine
- Stabilești postul și condițiile de muncă.
- Pregătești documentele firmei și ale postului.
- Depui cererea de aviz de muncă la IGI, în forma și în locul indicate de acesta.
- După obținerea avizului, persoana solicită viza de lungă ședere pentru angajare la misiunea diplomatică, dacă este cazul.
- La sosire, se formulează cererea pentru permisul de ședere pentru muncă.
- Se încheie contractul individual de muncă și se înregistrează în REGES.
- Se fac instruirile și controlul medical, ca pentru oricare salariat.
Atenție: nu lăsa persoana să înceapă lucrul înainte de a avea toate aprobările necesare. Angajarea unui străin fără forme legale este sancționată sever, atât pentru angajator, cât și pentru persoană.
Contractul de muncă și înregistrarea
Contractul de muncă al unui străin respectă aceleași reguli de bază ca orice contract de muncă din România, la care se adaugă condițiile impuse de statutul de imigrare. Se încheie în scris, în limba română, iar persoana trebuie să înțeleagă conținutul.
Limba și înțelegerea
Dacă persoana nu cunoaște limba română, e bine să pui la dispoziție o traducere sau o explicație într-o limbă pe care o înțelege, chiar dacă legea pretinde forma în română. Un contract pe care salariatul nu l-a înțeles produce conflicte și riscuri. Un jurist te poate ajuta cu modelul de contract bilingv.
Înregistrarea în REGES și evidențele
Contractul se transmite în REGES în termenele legale, cu mențiunile specifice pentru lucrătorii străini, atunci când sistemul le cere. Se păstrează în dosar copii ale documentelor de ședere și ale avizului. Organizarea dosarului este similară cu cea descrisă în dosarul de personal, cu atenție sporită la protecția datelor.
| Document specific | Rol | Unde îl păstrezi |
|---|---|---|
| Aviz de muncă (copie) | Dovedește aprobarea de angajare | Dosarul de personal |
| Permis de ședere pentru muncă (copie) | Dovedește dreptul de ședere și muncă | Dosarul de personal, cu alertă de expirare |
| Contract de muncă înregistrat | Baza raportului de muncă | Dosarul de personal, REGES |
| Fișa de aptitudine | Aptitudine medicală | Dosarul de personal |
| Alte acte aplicabile | Variază după caz | După indicația juridică |
Obligațiile angajatorului pe durata contractului
Pe durata contractului, angajatorul are obligații suplimentare față de situația unui salariat român: urmărirea valabilității documentelor de ședere și comunicarea unor schimbări către autorități. Neglijarea lor poate avea consecințe asupra dreptului de muncă al persoanei.
Urmărirea valabilității
Permisul de ședere are o durată limitată, iar prelungirea trebuie solicitată din timp. Un calendar cu scadențe (la fel ca pentru fișele de la medicina muncii) te ajută să nu pierzi termenele. Dacă dreptul de muncă expiră, persoana nu mai poate lucra legal, iar tu nu mai poți permite continuarea activității.
Comunicări către autorități
Anumite modificări (încetarea contractului, schimbarea locului de muncă, schimbarea funcției sau alte elemente) pot trebui comunicate către IGI sau alte instituții, conform legii. Verifică lista actuală de obligații cu un avocat sau cu IGI.
Egalitatea de tratament
Un salariat străin are, în general, aceleași drepturi de muncă ca ceilalți salariați: salariu conform contractului, concediu, condiții de muncă sigure. Instruirea de securitate se face ca pentru toți ceilalți, într-o formă pe care persoana o înțelege; vezi SSM și situații de urgență.
Costuri și timp: ce să ai în vedere
Procedura cere timp și bani: taxe pentru procedurile de imigrare, eventuale servicii de consultanță, traduceri și legalizări, cheltuieli de relocare, dacă firma le acoperă. Nu poți estima fix durata, pentru că aceasta depinde de volumul cererilor la autorități și de documentele persoanei.
Întrebări utile înainte să începi
- Postul se încadrează în cele permise pentru lucrători din state terțe?
- Firma îndeplinește condițiile cerute de lege pentru angajator?
- Există contingent disponibil în perioada de interes?
- Persoana are calificarea cerută și documentele recunoscute în România?
- Cine suportă costurile de procedură, de transport și de cazare, și cum se stabilește asta în contract?
- Ai pregătit instruirea, controlul medical și evidența specifice?
Cine te poate ajuta
Un avocat specializat în dreptul imigrării, o firmă de consultanță în resurse umane sau, în prima fază, direct IGI prin informațiile publice. Pentru activitatea lunară de salarizare, un contabil sau o firmă de payroll cu experiență în acest tip de situații este util; află detalii în articolul despre salarizarea externalizată.
Sfat: începe procedura cu mult înainte de data la care ai nevoie de persoană. Termenele autorităților și pregătirea documentelor pot dura luni, iar o planificare prea strânsă duce la amânări costisitoare.
Greșeli frecvente
- Persoana începe lucrul înainte de obținerea aprobărilor.
- Se pierde scadența prelungirii permisului de ședere.
- Documentele depuse sunt incomplete sau nu sunt traduse și legalizate corespunzător.
- Contractul nu reflectă condițiile reale de muncă.
- Se presupune că regulile pentru cetățenii UE se aplică și celor din state terțe.
- Nu se discută cu un specialist înainte de începerea procedurii.
Pentru restul pașilor generali ai angajării, de la contract la dosar și salarizare, urmărește ghidul primului angajat, iar pentru imaginea de ansamblu a obligațiilor de angajator vezi administrarea unei firme mici. Dacă ai nevoie de ajutor temporar și nu de un angajat, poți analiza și munca cu zilieri, în limitele legii.
Ce merită reținut
Angajarea unui cetățean străin este posibilă și frecventă, dar cere pregătire. Regimul diferă mult între cetățenii UE și cei din state terțe, iar pașii de imigrare au termene și condiții stricte.
Ideile principale:
- verifici mai întâi cetățenia și dreptul de ședere al persoanei;
- pentru state terțe: aviz de muncă de la IGI, drept de ședere pentru muncă, apoi contract și REGES;
- persoana nu începe lucrul înainte de toate aprobările;
- urmărești scadențele permiselor și păstrezi copiile în dosar;
- procedurile se modifică, deci verifici la IGI și ceri sfatul unui specialist.
Întrebări frecvente
Pot angaja un cetățean UE fără aviz de muncă?
Da. Cetățenii UE și SEE nu au nevoie de aviz de muncă, dar trebuie să existe contract înregistrat și să se respecte formalitățile privind dreptul de ședere.
Cine solicită avizul de muncă, firma sau persoana?
Avizul se solicită de angajator, la IGI, pentru un anumit post. Persoana continuă apoi cu viza și permisul de ședere, după caz.
Cât durează procedura?
Durata depinde de volumul cererilor la autorități și de documente, deci nu poate fi garantată. Planifică din timp și verifică informațiile actuale la IGI.
Ce se întâmplă dacă permisul de ședere expiră?
Persoana nu mai are dreptul de a lucra legal, iar angajatorul nu trebuie să permită continuarea activității. De aceea scadența se urmărește din timp.
Trebuie să plătesc un salariu diferit unui străin?
Nu, în general are aceleași drepturi salariale ca ceilalți salariați pe același post. Condițiile de aviz pot cere și respectarea unor niveluri minime; verifică actele aplicabile.
